Rubrica ospiti dell'hotel: ospiti abituali, cronologia dei soggiorni e lista nera
Come trovare gli ospiti abituali, mantenere aggiornati nome e telefono, leggere la cronologia dei soggiorni e usare la lista nera.
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Indice
La sezione «Ospiti» è disponibile per il proprietario e l’amministratore. Aiuta a riconoscere un ospite abituale dal telefono, a vedere la cronologia disponibile dei suoi soggiorni e a non tenere un avviso importante solo nella memoria del personale.
L’ospite appartiene a tutta l’organizzazione, non a una singola struttura. Per questo la rubrica non si commuta per struttura, e il proprietario e l’amministratore vedono la cronologia collegata su tutte le strutture dell’organizzazione.
- Ospite demo+1 202 555 01412 soggiorni
- Ospite demo con avviso+1 202 555 01421 soggiornoLista nera
Come trovare un ospite
Aprire «Ospiti» e usare l’unico campo di ricerca. Accetta:
- parte del nome;
- parte del telefono;
- il numero di una prenotazione esterna.
Aprire la riga trovata per vedere nome, telefono, nota, stato della lista nera e cronologia dei soggiorni. Dal record della cronologia si può passare alla prenotazione corrispondente.
Come aggiungere un ospite
Di norma non serve un passaggio separato. Alla creazione di un soggiorno, inserire prima il telefono. Se questo numero non esiste, il modulo chiederà il nome e creerà l’ospite insieme al soggiorno.
Se la scheda serve in anticipo:
- Aprire «Ospiti» e selezionare «Aggiungi ospite».
- Inserire il nome nel modo in cui deve comparire nei record operativi.
- Inserire il telefono in formato internazionale, ad esempio
+77000000000. - Se necessario, aggiungere una breve nota di lavoro.
- Salvare la scheda.
Il telefono viene conservato nel formato canonico E.164 ed è univoco all’interno dell’organizzazione. Due amministratori non devono creare schede diverse per la stessa persona con lo stesso numero. Il nome può essere corretto in seguito, e il valore aggiornato comparirà in tutte le visualizzazioni collegate.
Quali dati sono appropriati qui
La scheda dell’ospite è limitata a quattro tipi di dati:
- il nome visualizzato;
- il telefono;
- una nota di lavoro facoltativa;
- l’indicazione della lista nera e il suo motivo.
Non registrare qui il prezzo, il pagamento, il numero di persone alloggiate, i dati del passaporto, altri documenti, l’indirizzo, l’email, la cittadinanza, il canale di prenotazione, il programma fedeltà o la corrispondenza. ATQAR non sostituisce un CRM o un sistema di prenotazione.
La nota è visibile al proprietario e agli amministratori di tutta l’organizzazione. Scrivere solo ciò che serve per il lavoro, non riportarvi dati personali superflui e non usarla come registro di messaggi.
Lista nera
La lista nera serve come avviso ben visibile prima di creare la prenotazione successiva. Per aggiungere un ospite alla lista nera:
- Aprire la scheda dell’ospite.
- Premere «Aggiungi alla lista nera».
- Indicare un motivo di lavoro specifico e confermare l’azione.
L’indicazione non impedisce di salvare una nuova prenotazione. La decisione spetta al proprietario o all’amministratore, in base alla situazione. Il modulo del soggiorno mostra l’avviso e il motivo, e la creazione di tale prenotazione resta un’azione registrata.
Se l’avviso non serve più, selezionare «Rimuovi dalla lista nera». L’indicazione e il motivo verranno eliminati, la cronologia delle azioni resterà.
Chi vede nome e telefono
- La rubrica completa, nome, telefono, nota e cronologia sono disponibili per il proprietario e gli amministratori.
- Il personale delle pulizie o il tecnico ottiene il nome dell’ospite solo tramite la propria attività attuale assegnata personalmente.
- La rubrica minima delle camere per la segnalazione di un problema non contiene nome, telefono, soggiorno o numero di prenotazione; questi campi sono esclusi dal server.
Non copiare il telefono nella descrizione di un’attività o in un commento per aggirare questa limitazione. I dati di contatto devono restare nella sezione a essi destinata.
Soggiorni dell’ospite
La scheda mostra al proprietario e all’amministratore i soggiorni collegati su tutta l’organizzazione. Un ospite può avere più record in date diverse, ma ogni soggiorno è collegato a un solo ospite principale.
La creazione, il check-in, l’annullamento e la chiusura di un record sono descritti nella guida «Soggiorni e calendario».