Annuaire des clients de l'hôtel : séjours répétés, historique des séjours et liste noire

La rubrique « Clients » est accessible au propriétaire et à l’administrateur. Elle permet de reconnaître un client récurrent par son téléphone, de voir l’historique accessible de ses séjours, et d’éviter qu’un avertissement important ne reste que dans la mémoire des employés.

Un client appartient à toute l’organisation, pas à un seul établissement. L’annuaire ne se change donc pas par établissement, et le propriétaire ainsi que l’administrateur voient l’historique lié sur tous les établissements de l’organisation.

• Client démo+1 202 555 0141·2 séjours
• Client démo avec avertissement+1 202 555 0142·1 séjourListe noire

Comment retrouver un client

Ouvrez « Clients » et utilisez le champ de recherche unique. Il accepte :

• une partie du nom ;
• une partie du téléphone ;
• un numéro de réservation externe.

Ouvrez la ligne trouvée pour voir le nom, le téléphone, la note, l’état de liste noire et l’historique des séjours. Depuis une entrée de l’historique, vous pouvez accéder à la réservation correspondante.

Comment ajouter un client

En général, une étape séparée n’est pas nécessaire. Lors de la création d’un séjour, saisissez d’abord le téléphone. Si ce numéro n’existe pas, le formulaire demande un nom et crée le client en même temps que le séjour.

Si la carte est nécessaire à l’avance :

1. Ouvrez « Clients » et appuyez sur « Ajouter un client ».
2. Saisissez le nom tel qu’il doit apparaître dans les enregistrements opérationnels.
3. Saisissez le téléphone au format international, par exemple +77000000000.
4. Ajoutez une brève note opérationnelle si nécessaire.
5. Enregistrez la carte.

Le téléphone est conservé au format canonique E.164 et est unique au sein de l’organisation. Deux administrateurs ne doivent pas créer des cartes séparées pour une même personne avec le même numéro. Le nom peut être corrigé plus tard, et la valeur mise à jour apparaîtra dans toutes les vues liées.

Quelles données ont leur place ici

La carte d’un client se limite à quatre types de données :

• le nom affiché ;
• le téléphone ;
• une note opérationnelle facultative ;
• une marque de liste noire et son motif.

N’y consignez pas le prix, le paiement, le nombre d’occupants, les données de passeport, d’autres documents, l’adresse, l’e-mail, la nationalité, le canal de réservation, un programme de fidélité ou une correspondance. ATQAR ne remplace pas un CRM ni un système de réservation.

La note est visible du propriétaire et des administrateurs de toute l’organisation. N’écrivez que ce qui est nécessaire au travail, n’y reportez pas de données personnelles superflues et ne l’utilisez pas comme journal de messages.

Liste noire

La liste noire sert d’avertissement visible avant la création de la prochaine réservation. Pour ajouter un client à la liste noire :

1. Ouvrez la carte du client.
2. Appuyez sur « Ajouter à la liste noire ».
3. Indiquez un motif opérationnel précis et confirmez l’action.

La marque n’empêche pas d’enregistrer une nouvelle réservation. La décision revient au propriétaire ou à l’administrateur, selon la situation. Le formulaire de séjour affiche l’avertissement et le motif, et la création d’une telle réservation reste une action enregistrée.

Si l’avertissement n’est plus nécessaire, choisissez « Retirer de la liste noire ». La marque et le motif seront supprimés, l’historique des actions sera conservé.

Qui voit le nom et le téléphone

• L’annuaire complet, le nom, le téléphone, la note et l’historique sont accessibles au propriétaire et aux administrateurs.
• L’agent d’entretien ou le technicien n’obtient le nom du client qu’à travers sa tâche actuelle assignée personnellement.
• L’annuaire minimal des chambres utilisé pour signaler un problème ne contient ni nom, ni téléphone, ni séjour, ni numéro de réservation : ces champs sont exclus par le serveur.

Ne recopiez pas le téléphone dans une description de tâche ou un commentaire pour contourner cette restriction. Les coordonnées doivent rester dans la rubrique qui leur est destinée.

Séjours d’un client

La carte affiche au propriétaire et à l’administrateur les séjours liés sur toute l’organisation. Un client peut avoir plusieurs enregistrements à des dates différentes, mais chaque séjour n’est lié qu’à un seul client principal.

La création, l’installation, l’annulation et la clôture d’un enregistrement sont décrites dans l’instruction « Séjours et calendrier ».