Séjours et calendrier : gérer l'occupation des chambres sans tableur
Comment lier un séjour à un client, enregistrer une installation, corriger des dates, configurer le ménage et clôturer un séjour après le départ.
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Sommaire
Un enregistrement de séjour sert à la planification opérationnelle : il retient des nuits pour une chambre, affiche l’arrivée et le départ attendus, et aide à planifier les ménages. Ce n’est ni une vente ni un remplacement d’un système de réservation externe. Il n’y a ici ni prix, ni paiement, ni documents, ni liste d’occupants.
Un séjour est lié à un seul client principal. Les clients récurrents se recherchent par téléphone dans l’annuaire des clients, et l’occupation par date se consulte dans le calendrier.
Comment ajouter un séjour
Ouvrez d’abord le « Calendrier » :
- Appuyez sur « Ajouter un séjour ».
- Saisissez le téléphone du client au format international.
Si le téléphone existe déjà dans l’annuaire, vérifiez le client trouvé. S’il n’existe pas encore, saisissez un nom : la carte du client sera créée lors de l’enregistrement.
- Choisissez le jour d’arrivée, puis le jour de départ.
- Choisissez une chambre disponible pour cette période.
- Vérifiez les heures d’arrivée et de départ attendues : les deux valeurs sont obligatoires.
En cas de réservation externe, indiquez son numéro. N’ajoutez qu’une note sur ce séjour précis, utile aux employés.
- Vérifiez le calendrier de ménage et enregistrez le séjour.
Commencez par le téléphone. C’est la clé unique du client au sein de l’organisation, si bien qu’un séjour répété se lie à la carte existante au lieu d’en créer une copie. Le nom du client trouvé provient de l’annuaire. Pour le corriger, ouvrez la rubrique « Clients ».
Si le client trouvé figure sur la liste noire, le formulaire affiche le motif. C’est un avertissement, pas une interdiction automatique : vous pouvez enregistrer le séjour après un examen réfléchi.
Le numéro de réservation externe est facultatif. Laissez-le vide pour un client sans enregistrement dans un système externe ; n’inventez pas de valeur. Tant que le séjour n’est ni terminé ni annulé, le numéro peut être corrigé dans le même formulaire — d’après la réservation d’origine, pas de façon arbitraire. Chaque correction reste dans le journal, et la valeur doit être unique parmi les séjours d’un même établissement.
D’abord la période, ensuite la chambre
La liste des chambres dépend des nuits sélectionnées. Tant que le jour de départ n’est pas choisi, le formulaire ne peut pas afficher fidèlement les chambres disponibles. Si le second jour choisi est antérieur au jour d’arrivée, la sélection de la période recommence à partir de cette date.
- Arrivée
- 19 août 2026
- Départ
- 22 août 2026
- Total
- 4 jours, 3 nuits
Les points sur le calendrier d’apprentissage représentent un travail lié à la chambre. Ils n’empêchent pas un séjour en eux-mêmes. La disponibilité est déterminée uniquement par les nuits occupées.
Statuts d’un séjour
- Prévu
- Sur place
- Terminé
- Annulé
- Prévu : le client n’est pas encore installé, mais toutes les nuits de la période sont déjà retenues par cet enregistrement.
- Sur place : l’administrateur a enregistré l’installation réelle.
- Terminé par départ : le départ a été confirmé depuis la page de la chambre et le séjour a été clôturé.
- Annulé : le séjour a été annulé avant l’installation, ses nuits sont libérées.
La mention « Non présenté » n’est pas un cinquième statut. Si l’arrivée réelle n’a pas été enregistrée, le système ouvre une situation persistante pour un administrateur dès l’heure d’arrivée attendue et crée une tâche « Enregistrer l’arrivée ». Cette situation a un délai de réponse de deux heures : pendant ce délai, le calendrier affiche « En attente », et une fois le délai écoulé, « Non présenté ». Le système signale la situation une seule fois ; c’est ensuite la liste elle-même qui la garde en file — jusqu’à la confirmation de l’arrivée, une correction valide des dates, l’annulation du séjour ou l’enregistrement du départ réel. Cela n’annule pas le séjour, ne libère pas la chambre et ne modifie pas son état de préparation.
Installation et correction d’erreur
Quand le client arrive, ouvrez le séjour, appuyez sur « Enregistrer l’arrivée » et indiquez l’heure réelle. Les nuits et les dates ne changent pas : le séjour retenait déjà cette chambre. Seuls le fait réel de l’arrivée et le statut affiché changent.
L’arrivée réelle peut être enregistrée plus tard que prévu, y compris en dehors des dates choisies. Dans ce cas, le système enregistre le fait, mais affiche « Les dates doivent être corrigées » et n’active pas les ménages du rythme de séjour tant que les dates n’incluent pas cette arrivée. Si un autre client est déjà enregistré comme résidant réellement dans la même chambre, la seconde arrivée ne sera pas enregistrée : actualisez les données et vérifiez quel séjour doit être clôturé ou corrigé.
Si l’heure réelle d’arrivée a été mal indiquée, appuyez sur « Corriger l’heure d’arrivée », indiquez la date et l’heure correctes, et enregistrez. Le séjour reste tout du long au statut « Sur place », et le journal conserve l’ancienne et la nouvelle valeur. C’est une seule correction, pas une annulation de l’installation suivie d’une nouvelle installation.
L’action « Le client n’est en réalité pas arrivé » signifie autre chose : la marque d’installation était entièrement erronée. Ce n’est que dans ce cas qu’il faut la retirer — l’enregistrement revient au statut « Prévu », et la correction reste dans le journal des actions.
Un séjour installé ne peut pas être annulé, car l’annulation libérerait une chambre où se trouve un client. L’action suivante dépend de la situation :
- pour une heure d’arrivée réelle erronée, corrigez l’heure d’arrivée ;
- si le client n’est jamais arrivé, retirez la marque d’installation et annulez le séjour si nécessaire ;
- pour un départ réel, appuyez sur « Confirmer le départ » dans ce même formulaire.
Quelles nuits sont occupées
La période est comptée du jour d’arrivée au jour de départ, sans inclure la
nuit qui suit le départ. Par exemple, un enregistrement 10–14 occupe les
nuits du 10 au 13. Le client part le 14, et le client suivant peut arriver ce
jour même.
Les périodes 10–14 et 14–18 ne se chevauchent donc pas. Le système
n’autorisera pas l’enregistrement de deux séjours pour la même nuit. Dans le
sélecteur de période, les demi-journées sont représentées par des bords en
diagonale : la chambre se libère le matin et s’occupe le soir.
Le séjour et le client ne déterminent pas l’état de préparation de la chambre. Il continue d’être déduit du cycle de préparation, du ménage principal accepté et des travaux bloquants non résolus. Une chambre occupée peut aussi être bloquée pour l’état de préparation.
Heures d’arrivée et de départ
Les dates se choisissent dans le calendrier, tandis que l’heure obligatoire précise le plan à l’intérieur du jour choisi. Par défaut, le formulaire propose 14h00 pour l’arrivée et 12h00 pour le départ, dans le fuseau horaire de votre organisation. Si le plan diffère, indiquez les heures attendues : un séjour nouveau ou modifié ne peut pas être enregistré sans ces deux valeurs.
L’heure de départ attendue reste visible dans le calendrier et aide à planifier la journée. Pour un client en résidence, elle déclenche aussi la confirmation du départ : à un moment choisi à l’avance — par défaut une heure avant le départ attendu — le système ouvre une tâche « Confirmer le départ » et le rappelle une fois.
Confirmation de l’arrivée
Vingt-quatre heures avant l’heure d’arrivée attendue, ATQAR ouvre une tâche « Confirmer le séjour prévu ». C’est une question pour l’administrateur, pas un travail pour un exécutant : la confirmation est un fait de planification, elle n’installe pas le client, n’occupe pas de nuits et ne modifie pas l’état de préparation de la chambre.
Vous pouvez confirmer à tout moment avant l’heure d’arrivée attendue, et retirer une confirmation erronée jusqu’à ce même instant. Une confirmation correspond à une heure d’arrivée précise : si cette heure change, elle est réinitialisée et la question se repose — confirmer un plan ne répond pas pour un autre.
Ménage pendant le séjour
En mode « Standard », le séjour hérite du calendrier de son établissement. Le mode « Planning particulier » permet de choisir un autre intervalle ou de désactiver ce ménage pour un séjour précis.
Le calendrier n’est calculé qu’à partir du jour opérationnel de l’arrivée réelle. Tant que l’arrivée n’est pas enregistrée, les cartes futures peuvent conserver leur assignation et leur numéro, mais restent « Planifiées » : elles ne peuvent pas être commencées, ne sont pas en retard et n’affectent pas l’état de préparation. Si l’arrivée se situe hors des dates prévues, le calendrier attend en plus une correction des dates. Les travaux déjà réalisés, déplacés manuellement ou commencés ne sont pas réécrits rétroactivement.
L’option « Indiquer l’horaire de ménage souhaité » fixe un intervalle pratique pour le client. C’est une préférence :
- elle ne devient pas une échéance de tâche ;
- elle ne rend pas la tâche en retard ;
- elle n’empêche pas de commencer le travail plus tôt ou plus tard ;
- elle ne bloque pas la chambre ;
- elle ne garantit pas une visite précisément à l’heure indiquée.
Les ménages futurs éloignés sont créés comme « Planifiée ». Ils peuvent être assignés à l’avance, mais ne peuvent pas être commencés avant leur activation. Une fois l’arrivée enregistrée avec les dates correctes, une tâche datée d’aujourd’hui ou des deux prochains jours opérationnels devient « À faire », en conservant son numéro et son assigné. Un ménage planifié pendant un séjour n’affecte pas l’état de préparation de la chambre.
Lorsque les dates ou le calendrier changent, le système ne met à jour que le travail qui peut encore être replanifié en toute sécurité. Une tâche déjà commencée, bloquée ou soumise au contrôle ne disparaît pas : l’administrateur reçoit une exception explicite à traiter séparément.
Corriger les dates et annuler un séjour
Pour prolonger un séjour, ouvrez-le depuis le calendrier ou la liste « Séjours de la période » et choisissez une fois une nouvelle date de départ. La date d’arrivée reste sélectionnée — inutile de la rechercher à nouveau. Pour modifier précisément le début de la période, appuyez d’abord sur « Modifier la date d’arrivée », puis choisissez le nouveau jour.
Quand le système affiche « Les dates doivent être corrigées », une brève indication nomme le jour d’arrivée réel. Une période modifiée ne peut être enregistrée que si elle inclut ce jour. Les autres champs du formulaire et « Confirmer le départ » restent disponibles : corriger le plan avant un départ réel n’est pas nécessaire.
La chambre d’un enregistrement existant ne se change pas : ATQAR ne prend pas encore en charge le transfert vers une autre chambre en une seule action. Le numéro de réservation externe peut, lui, être corrigé dans le formulaire tant que le séjour n’est ni terminé ni annulé. Ne créez pas un second séjour actif avant que l’ancien ne soit terminé. Annulez d’abord l’ancien séjour ou confirmez le départ depuis l’ancienne chambre, puis créez un nouvel enregistrement. Pour conserver le lien avec la réservation externe, indiquez son numéro dans la note du nouvel enregistrement : le numéro d’origine restera dans l’ancien historique.
Le bouton « Annuler le séjour » n’est disponible que pour le statut « Prévu ». Indiquez un motif et confirmez l’action. Toutes ses nuits seront libérées. Le système annule les ménages futurs « Planifiée » et les ménages « À faire » non encore commencés ; un travail déjà commencé, bloqué ou soumis au contrôle reste une exception explicite pour l’administrateur.
Départ et clôture d’un séjour
Le départ réel se confirme avec le bouton « Confirmer le départ » dans le formulaire du séjour, sur la page de la chambre, ou depuis la situation « Départ non confirmé » — jamais avec le bouton d’annulation du séjour. Le bouton reste disponible même avec l’avertissement « Les dates doivent être corrigées ». Le formulaire nomme précisément le séjour qui sera clôturé : impossible d’en choisir un autre par date, ou de laisser ouvert celui affiché. Vérifiez le client et indiquez l’heure réelle. Un départ tardif peut être enregistré en dehors de la période prévue — le fait exact est conservé, tandis que les dates prévues restent dans l’historique.
Sur la page de la chambre, un départ ordinaire se confirme en un seul appui : le système enregistre l’heure serveur actuelle et crée immédiatement le ménage. Si vous enregistrez le départ plus tard et que l’heure diffère, choisissez d’abord « Le départ a eu lieu plus tôt ».
Si un cycle de préparation actif existe déjà pour la chambre, le système n’en crée pas un second : l’action ouvre le cycle existant et son ménage principal.
En cas de départ anticipé, la chambre est libérée à partir du jour opérationnel réel, mais les dates prévues d’origine restent dans l’historique. Cela permet de voir l’écart entre le plan et le fait. Confirmer le départ déclenche aussi un cycle de préparation de la chambre. Cela ne rend pas automatiquement la chambre prête.
L’ordre détaillé des opérations est décrit dans l’instruction « Ménage de départ ».