Брони и проживания: как вести занятость номеров без таблицы
Как связать бронь с гостем, отметить заселение, исправить даты, настроить уборку и закрыть проживание после выезда.
- Опубликовано
- Обновлено
Содержание
Запись о проживании нужна для операционного планирования: она держит ночи за номером, показывает ожидаемые заезд и выезд и помогает запланировать уборки. Это не продажа и не замена внешней системы бронирования. Здесь нет цены, оплаты, документов или списка проживающих.
С проживанием связан один основной гость. Повторных гостей ищут по телефону в справочнике гостей, а занятость по датам смотрят в календаре.
Как добавить проживание
Сначала откройте «Календарь»:
- Нажмите «Добавить проживание».
- Введите телефон гостя в международном формате.
Если телефон уже есть в справочнике, проверьте найденного гостя. Если номера ещё нет, введите имя: карточка гостя появится при сохранении.
- Выберите день заезда, затем день выезда.
- Выберите свободный в этот период номер.
- Проверьте ожидаемое время заезда и выезда: оба значения обязательны.
При наличии внешней брони укажите её номер. Добавьте только нужную сотрудникам заметку о конкретном проживании.
- Проверьте график уборки и сохраните проживание.
Начинайте с телефона. Это уникальный ключ гостя внутри организации, поэтому повторное проживание связывается с существующей карточкой, а не создаёт двойника. Имя найденного гостя берётся из справочника. Если его нужно исправить, откройте раздел «Гости».
Если найденный гость находится в чёрном списке, форма покажет причину. Это предупреждение, а не автоматический запрет: сохранить проживание можно после осознанной проверки.
Номер внешней брони необязателен. Оставьте его пустым для гостя без записи во внешней системе, не придумывайте значение. Пока проживание не завершено и не отменено, номер можно исправить в той же форме — по исходной брони, а не произвольно. Каждое исправление остаётся в журнале, а значение должно быть уникальным среди проживаний одного объекта.
Сначала период, затем номер
Список номеров зависит от выбранных ночей. Пока день выезда не выбран, форма не может достоверно показать свободные номера. Если вторым нажать день раньше дня заезда, выбор периода начнётся заново с этой даты.
- Заезд
- 19 августа 2026 г.
- Выезд
- 22 августа 2026 г.
- Всего
- 4 дня, 3 ночи
Точки на учебном календаре показывают работу по номеру. Они не запрещают проживание сами по себе. Доступность определяется только занятыми ночами.
Статусы проживания
- Бронь
- Проживает
- Завершено выездом
- Отменено
- Бронь: гость ещё не заселён, но все ночи периода уже заняты этой записью.
- Проживает: администратор отметил фактическое заселение.
- Завершено выездом: выезд подтверждён через страницу номера и проживание закрыто.
- Отменено: бронь отменена до заселения, её ночи освобождены.
Метка «Не заехал» не является пятым статусом. Если фактический заезд не записан, система открывает постоянную ситуацию для администратора уже в ожидаемое время заезда и создаёт задачу «Вселить гостя». У ситуации есть двухчасовой срок ответа: пока он идёт, календарь показывает «Ждём заезда», а когда срок истечёт — «Не заехал». Система сообщает о ситуации один раз; в очереди её держит сам список — до подтверждения заезда, допустимого исправления дат, отмены брони или фактического выезда. Она не отменяет бронь, не освобождает номер и не меняет его готовность.
Заселение и исправление ошибки
Когда гость приехал, откройте проживание, нажмите «Заселить» и укажите фактическое время. Ночи и даты не меняются: бронь уже держала этот номер. Меняется только сам факт приезда и отображаемый статус.
Фактический заезд можно записать и позже плана, в том числе за пределами выбранных дат. В таком случае система сохраняет факт, но показывает «Нужно исправить даты» и не активирует уборки по ритму проживания, пока даты не будут включать этот заезд. Если в том же номере уже записан другой фактически проживающий гость, второй заезд не сохранится: обновите данные и проверьте, какое проживание нужно закрыть или исправить.
Если время реального заезда указали неверно, нажмите «Исправить время заезда», укажите правильные дату и время и сохраните. Проживание всё время останется в статусе «Проживает», а журнал сохранит прежнее и новое значения. Это одно исправление, а не отмена заселения с повторным заселением.
Действие «Гость на самом деле не заезжал» означает другое: отметка о заселении была полностью ошибочной. Только в этом случае снимите её — запись вернётся в статус «Бронь», а исправление останется в журнале действий.
Заселённое проживание нельзя отменить, поскольку отмена освободила бы номер, в котором находится гость. Дальнейшее действие зависит от ситуации:
- для неверного времени реального заезда исправьте время заезда;
- если гость вообще не заезжал, снимите отметку о заселении и при необходимости отмените бронь;
- для реального отъезда нажмите «Подтвердить выезд» в этой же форме.
Какие ночи заняты
Период считается от дня заезда до дня выезда, не включая ночь после выезда.
Например, запись 10–14 занимает ночи с 10-го по 13-е. 14-го гость
выезжает, и в тот же день может заехать следующий.
Поэтому периоды 10–14 и 14–18 не пересекаются. Два проживания на одну и ту
же ночь система сохранить не позволит. В выборе периода половины дня показаны
диагональными краями: утром номер освобождается, вечером занимается.
Проживание и гость не определяют готовность номера. Готовность по-прежнему выводится из цикла подготовки, принятой основной уборки и нерешённых блокирующих задач. Занятый номер может одновременно быть заблокирован по готовности.
Время заезда и выезда
Даты выбираются в календаре, а обязательное время уточняет план внутри выбранного дня. По умолчанию форма предлагает 14:00 для заезда и 12:00 для выезда в часовом поясе вашей организации. Если план отличается, укажите ожидаемое время: сохранить новое или изменённое проживание без обоих значений нельзя.
Ожидаемое время выезда остаётся видимым в календаре и помогает планировать день. Для проживающего гостя оно ещё и запускает подтверждение выезда: в выбранный заранее момент — по умолчанию за час до ожидаемого выезда — система открывает задачу «Подтвердить выезд» и один раз напоминает о ней.
Подтверждение заезда
За сутки до ожидаемого времени заезда ATQAR открывает задачу «Подтвердить бронь». Это вопрос к администратору, а не работа для исполнителя: подтверждение — плановый факт, оно не заселяет гостя, не занимает ночи и не меняет готовность номера.
Подтвердить можно в любой момент до ожидаемого времени заезда, а ошибочное подтверждение до этого же момента можно снять. Подтверждение относится к конкретному времени заезда: если время изменили, оно сбрасывается, и вопрос задаётся заново — подтверждение одного плана не отвечает за другой.
Уборка во время проживания
В режиме «Стандартно» проживание наследует график своего объекта. Режим «Особый график» позволяет выбрать другой интервал или отключить такие уборки для конкретного проживания.
График считается только от операционного дня фактического заезда. Пока заезд не записан, будущие карточки могут сохранять своё назначение и номер, но остаются «Запланированными»: их нельзя начать, они не просрочены и не влияют на готовность. Если заезд находится вне плановых дат, график дополнительно ждёт исправления дат. Уже выполненные, вручную перенесённые или начатые работы не переписываются задним числом.
Параметр «Указать желаемое время уборки» фиксирует удобный гостю интервал. Это пожелание:
- не становится сроком задачи;
- не создаёт просрочку;
- не запрещает начать работу раньше или позже;
- не блокирует номер;
- не гарантирует визит именно в указанное время.
Далёкие будущие уборки создаются как «Запланированные». Их можно заранее назначить, но нельзя начать до активации. После записанного заезда с верными датами задача на сегодня и ближайшие два операционных дня становится «К выполнению», сохраняя номер и исполнителя. Плановая уборка во время проживания не влияет на готовность номера.
При изменении дат или графика система обновляет только работу, которую ещё можно безопасно перепланировать. Начатая, заблокированная или переданная на проверку задача не исчезает: администратор получает явное исключение, которое нужно разобрать отдельно.
Исправление дат и отмена брони
Чтобы продлить проживание, откройте его из календаря или списка «Проживания в периоде» и один раз выберите новую дату выезда. Дата заезда сохранится — искать и выбирать её повторно не нужно. Если требуется изменить именно начало периода, сначала нажмите «Изменить дату заезда», затем выберите новый день.
Если система показывает «Нужно исправить даты», короткая подсказка называет фактический день заезда. Изменённый период можно сохранить только тогда, когда он включает этот день. При этом остальные поля формы и «Подтвердить выезд» остаются доступны: исправлять план перед реальным выездом не требуется.
Комната в существующей записи не меняется: ATQAR пока не поддерживает перенос в другой номер одним действием. Номер внешней брони при этом можно исправить в форме, пока проживание не завершено и не отменено. Не создавайте второе активное проживание, пока старое не завершено. Сначала отмените старую бронь либо подтвердите выезд из прежнего номера, затем создайте новую запись. Если нужно сохранить связь с внешней бронью, укажите её номер в заметке новой записи: исходный номер брони останется в старой истории.
Кнопка «Отменить проживание» доступна только для статуса «Бронь». Укажите причину и подтвердите действие. Все её ночи освободятся. Система отменит будущие «Запланированные» и ещё не начатые «К выполнению» уборки; уже начатая, заблокированная или переданная на проверку работа останется явным исключением для администратора.
Выезд и закрытие проживания
Фактический выезд подтверждается кнопкой «Подтвердить выезд» в форме проживания, на странице номера или из ситуации «Выезд не подтверждён», а не кнопкой отмены брони. Кнопка остаётся доступной и при предупреждении «Нужно исправить даты». Форма называет точное закрываемое проживание: выбрать другое по дате или оставить показанное открытым нельзя. Проверьте гостя и укажите фактическое время. Поздний выезд можно записать и за пределами планового периода — сохранится точный факт, а плановые даты останутся в истории.
На странице номера обычный выезд подтверждается одним нажатием: система записывает текущее серверное время и сразу создаёт уборку. Если вы фиксируете выезд позже и время отличается, сначала выберите «Выезд был раньше».
Если по номеру уже существует активный цикл подготовки, система не создаёт второй: действие ведёт к существующему циклу и его основной уборке.
При раннем выезде номер освобождается с фактического операционного дня, но исходные плановые даты остаются в истории. Так видно расхождение плана и факта. Подтверждение выезда также запускает цикл подготовки номера. Оно не делает номер готовым автоматически.
Подробный порядок действий описан в инструкции «Уборка после выезда».