Rezervasyonlar ve konaklamalar: bir tablo olmadan oda doluluğu nasıl yönetilir
Bir rezervasyon nasıl bir misafirle ilişkilendirilir, giriş nasıl kaydedilir, tarihler nasıl düzeltilir, temizlik nasıl ayarlanır ve çıkıştan sonra konaklama nasıl kapatılır.
- Yayınlandı
- Güncellendi
İçindekiler
Bir konaklama kaydı operasyonel planlama için gereklidir: bir oda için geceleri tutar, beklenen giriş ve çıkışı gösterir ve temizlik planlamaya yardımcı olur. Bu bir satış değildir ve harici bir rezervasyon sisteminin yerini tutmaz. Burada fiyat, ödeme, belgeler veya konaklayanların listesi yoktur.
Bir konaklamayla tek bir ana misafir ilişkilendirilir. Tekrar gelen misafirler misafir rehberinde telefon numarasıyla aranır, tarihe göre doluluk ise takvimde görülür.
Bir konaklama nasıl eklenir
Önce “Takvim” bölümünü açın:
- “Konaklama ekle” düğmesine basın.
- Misafirin telefon numarasını uluslararası biçimde girin.
Telefon numarası rehberde zaten varsa bulunan misafiri kontrol edin. Numara yeniyse bir ad girin: kart, kaydettiğinizde oluşturulur.
- Önce giriş gününü, sonra çıkış gününü seçin.
- Bu dönem için uygun bir oda seçin.
- Zorunlu olan beklenen giriş ve çıkış saatlerini kontrol edin.
Harici bir rezervasyon varsa numarasını girin. Yalnızca bu konaklamayla ilgili, çalışanların ihtiyaç duyduğu notu ekleyin.
- Temizlik programını kontrol edin ve konaklamayı kaydedin.
Telefon numarasıyla başlayın. Bu, organizasyon içinde misafirin benzersiz anahtarıdır, bu yüzden tekrar eden bir konaklama, bir kopya oluşturmak yerine mevcut kayıtla ilişkilendirilir. Bulunan misafirin adı rehberden alınır. Düzeltmek için “Misafirler” bölümünü açın.
Bulunan misafir kara listedeyse form nedeni gösterir. Bu bir uyarıdır, otomatik bir yasak değildir: bilinçli bir incelemeden sonra konaklama kaydedilebilir.
Harici rezervasyon numarası isteğe bağlıdır. Harici bir sistemde kaydı olmayan bir misafir için boş bırakın, bir değer uydurmayın. Konaklama tamamlanana veya iptal edilene kadar numara aynı formda düzeltilebilir — özgün rezervasyona göre, keyfi olarak değil. Her düzeltme günlükte kalır ve değer bir mülkün konaklamaları arasında benzersiz olmalıdır.
Önce dönem, sonra oda
Oda listesi seçilen gecelere bağlıdır. Çıkış günü seçilene kadar form kullanılabilir odaları güvenilir biçimde gösteremez. İkinci olarak giriş gününden daha erken bir gün seçerseniz dönem seçimi bu tarihten yeniden başlar.
- Giriş
- 19 Ağustos 2026
- Çıkış
- 22 Ağustos 2026
- Toplam
- 4 gün, 3 gece
Alıştırma takvimindeki noktalar oda için işi gösterir. Kendi başlarına bir konaklamayı engellemezler. Uygunluk yalnızca dolu gecelere göre belirlenir.
Konaklama durumları
- Planlı konaklama
- Konaklıyor
- Çıkış yapıldı
- İptal edildi
- Rezervasyon: misafir henüz giriş yapmadı, ancak dönemin tüm geceleri bu kayıt tarafından zaten tutuluyor.
- Konaklıyor: yönetici fiili girişi kaydetti.
- Çıkış Yapıldı: çıkış oda sayfasından onaylandı ve konaklama kapatıldı.
- İptal edildi: rezervasyon girişten önce iptal edildi, geceleri boşaldı.
“Giriş yapmadı” beşinci bir durum değildir. Fiili giriş kaydedilmemişse sistem, beklenen giriş saatinde bir yönetici için kalıcı bir durum açar ve bir “Misafir varışı” görevi oluşturur. Durumun iki saatlik bir yanıt süresi vardır: bu süre devam ederken takvim “Giriş bekleniyor” yazar, süre dolduğunda ise “Giriş yapmadı” yazar. Sistem durumu yalnızca bir kez bildirir; onu kuyrukta tutan listenin kendisidir — giriş onaylanana, tarihler geçerli biçimde düzeltilene, rezervasyon iptal edilene veya kesin çıkış kaydedilene kadar. Bu durum rezervasyonu iptal etmez, odayı boşaltmaz ve hazırlığını değiştirmez.
Giriş ve bir hatanın düzeltilmesi
Misafir geldiğinde konaklamayı açın, “Giriş yaptır” düğmesine basın ve fiili saati girin. Geceler ve tarihler değişmez: rezervasyon zaten bu odayı tutuyordu. Yalnızca varışın gerçek olduğu bilgisi ve gösterilen durum değişir.
Fiili giriş, plandan sonra, seçilen tarihlerin dışında bile olsa kaydedilebilir. Bu durumda sistem gerçeği kaydeder, ancak “Tarihler düzeltilmeli” yazar ve tarihler bu girişi kapsayana kadar konaklama ritmindeki temizlikleri etkinleştirmez. Aynı odada zaten fiilen konaklayan başka bir misafir kayıtlıysa ikinci giriş kaydedilmez: verileri yenileyin ve hangi konaklamanın kapatılması veya düzeltilmesi gerektiğini kontrol edin.
Gerçek giriş saati yanlış girildiyse “Giriş saatini düzelt” düğmesine basın, doğru tarih ve saati girin ve kaydedin. Konaklama bu sırada boyunca “Konaklıyor” durumunda kalır, günlük ise önceki ve yeni değerleri saklar. Bu tek bir düzeltmedir, girişi geri alıp yeniden yapmak değildir.
“Misafir aslında giriş yapmadı” işlemi farklı bir şey ifade eder: giriş bilgisinin tamamı hatalıydı. Yalnızca bu durumda kaydı kaldırın — kayıt “Rezervasyon” durumuna döner ve düzeltme işlem günlüğünde kalır.
Giriş yapılmış bir konaklama iptal edilemez, çünkü iptal, misafirin bulunduğu bir odayı boşaltırdı. Sonraki işlem duruma bağlıdır:
- gerçek girişin saati yanlışsa giriş saatini düzeltin;
- misafir hiç giriş yapmadıysa giriş kaydını kaldırın ve gerekirse rezervasyonu iptal edin;
- gerçek bir ayrılış için aynı formda “Çıkışı onayla” düğmesine basın.
Hangi geceler dolu
Dönem, giriş gününden çıkış gününe kadar sayılır, çıkıştan sonraki geceyi
kapsamaz. Örneğin 10–14 kaydı 10’undan 13’üne kadar olan geceleri kaplar.
Misafir 14’ünde çıkar ve aynı gün bir sonraki misafir giriş yapabilir.
Bu yüzden 10–14 ve 14–18 dönemleri çakışmaz. Sistem aynı gece için iki
konaklamanın kaydedilmesine izin vermez. Dönem seçicide yarım günler eğik
kenarlarla gösterilir: oda sabah boşalır, akşam dolar.
Konaklama ve misafir oda hazırlığını belirlemez. Hazırlık yine de hazırlık döngüsünden, kabul edilmiş ana temizlikten ve çözülmemiş engelleyicilerden türetilir. Dolu bir oda aynı anda hazırlık açısından engellenmiş de olabilir.
Giriş ve çıkış saatleri
Tarihler takvimde seçilir, zorunlu saatler ise planı seçilen günün içinde netleştirir. Form varsayılan olarak organizasyonunuzun saat diliminde giriş için 14:00 ve çıkış için 12:00 önerir. Plan farklıysa beklenen saatleri belirtin: yeni veya değiştirilmiş bir konaklama her iki değer olmadan kaydedilemez.
Beklenen çıkış saati takvimde görünür kalır ve günü planlamaya yardımcı olur. Konaklayan bir misafir için ayrıca çıkış onayını da başlatır: önceden seçilen bir anda — varsayılan olarak beklenen çıkıştan bir saat önce — sistem bir “Çıkışı onayla” görevi açar ve bir kez hatırlatır.
Varış onayı
Beklenen giriş saatinden bir gün önce ATQAR bir “Varış onayı” görevi açar. Bu bir yöneticiye sorulan bir sorudur, bir işlemci için iş değildir: onay planlanmış bir gerçektir, misafiri içeri almaz, gece tutmaz ve oda hazırlığını değiştirmez.
Beklenen giriş saatinden önce herhangi bir anda “Rezervasyonu onayla” düğmesiyle onaylayabilirsiniz, yanlışlıkla kaydedilen bir onayı da aynı ana kadar geri çekebilirsiniz. Onay, tam olarak bir giriş saatine bağlıdır: bu saat değişirse onay sıfırlanır ve soru yeniden sorulur — bir planın onayı başka birinin cevabı olmaz.
Konaklama sırasında temizlik
“Standart” modunda konaklama, kendi mülkünün programını devralır. “Özel program” modu, belirli bir konaklama için farklı bir aralık seçmenizi veya bu temizlikleri kapatmanızı sağlar.
Program yalnızca fiili girişin operasyon gününden hesaplanır. Giriş kaydedilene kadar gelecekteki kartlar atamalarını ve numaralarını koruyabilir, ancak “Zamanlanmış” kalır: başlatılamazlar, gecikmiş sayılmazlar ve hazırlığı etkilemezler. Giriş planlanan tarihlerin dışındaysa program ayrıca tarihlerin düzeltilmesini bekler. Zaten tamamlanmış, elle taşınmış veya başlamış işler geriye dönük olarak yeniden yazılmaz.
“Tercih edilen temizlik saatini belirtin” seçeneği, misafir için uygun bir aralığı kaydeder. Bu bir tercihtir:
- bir görev son tarihi hâline gelmez;
- görevi gecikmiş yapmaz;
- işin daha erken veya daha geç başlamasını engellemez;
- odayı engellemez;
- tam olarak belirtilen saatte bir ziyareti garanti etmez.
Uzak gelecekteki temizlikler “Zamanlanmış” olarak oluşturulur. Önceden atanabilirler, ancak etkinleştirilmeden başlatılamazlar. Doğru tarihlerle giriş kaydedildikten sonra, bugüne veya önümüzdeki iki operasyon gününe ait görev, numarasını ve atanan kişisini koruyarak “Yapılmaya hazır” olur. Konaklama sırasındaki planlı temizlik oda hazırlığını etkilemez.
Tarihler veya program değiştiğinde sistem yalnızca güvenle yeniden planlanabilecek işi günceller. Başlamış, engellenmiş veya incelemeye gönderilmiş bir görev kaybolmaz: yönetici ayrı olarak ele alınması gereken açık bir istisna alır.
Tarihleri düzeltme ve rezervasyonu iptal etme
Bir konaklamayı uzatmak için onu takvimden veya “Dönemdeki konaklamalar” listesinden açın ve yeni çıkış tarihini bir kez seçin. Giriş tarihi seçili kalır — onu yeniden aramanıza gerek yoktur. Yalnızca dönemin başlangıcını değiştirmek gerekiyorsa önce “Giriş tarihini değiştir” düğmesine basın, ardından yeni günü seçin.
Sistem “Tarihler düzeltilmeli” gösteriyorsa kısa bir açıklama fiili giriş gününü belirtir. Değiştirilen bir dönem, yalnızca bu günü kapsadığında kaydedilebilir. Bu sırada formun diğer alanları ve “Çıkışı onayla” düğmesi kullanılabilir kalır: gerçek bir çıkışı kaydetmeden önce planı düzeltmek gerekmez.
Mevcut bir kayıttaki oda değiştirilemez: ATQAR henüz tek bir işlemle başka bir odaya taşımayı desteklemiyor. Buna karşılık harici rezervasyon numarası, konaklama tamamlanana veya iptal edilene kadar formda düzeltilebilir. Eskisi bitmeden ikinci bir aktif konaklama oluşturmayın. Önce eski rezervasyonu iptal edin veya önceki odadan çıkışı onaylayın, ardından yeni bir kayıt oluşturun. Harici rezervasyonla bağlantıyı korumak istiyorsanız numarasını yeni kaydın notuna girin: özgün rezervasyon numarası eski geçmişte kalır.
“Konaklamayı iptal et” düğmesi yalnızca “Rezervasyon” durumu için kullanılabilir. Bir neden girip işlemi onaylayın. Tüm geceleri boşalır. Sistem gelecekteki “Zamanlanmış” ve henüz başlamamış “Yapılmaya hazır” temizlikleri iptal eder; zaten başlamış, engellenmiş veya incelemeye gönderilmiş iş, yönetici için açık bir istisna olarak kalır.
Çıkış ve konaklamayı kapatma
Fiili çıkış, konaklama formunda, oda sayfasında veya “Çıkış onaylanmadı.” durumundan “Çıkışı onayla” düğmesiyle onaylanır — rezervasyon iptal düğmesiyle değil. Düğme, “Tarihler düzeltilmeli” uyarısı gösterilirken de kullanılabilir kalır. Form kapatılan tam konaklamayı adlandırır: tarihe göre başka birini seçmek veya gösterileni açık bırakmak mümkün değildir. Misafiri kontrol edin ve fiili saati girin. Geç bir çıkış, planlanan dönemin dışında bile kaydedilebilir — kesin gerçek kaydedilir, planlanan tarihler ise geçmişte kalır.
Oda sayfasında olağan bir çıkış tek bir tıklamayla onaylanır: sistem güncel sunucu saatini kaydeder ve temizliği hemen oluşturur. Çıkışı daha sonra kaydediyorsanız ve saat farklıysa önce “Çıkış daha erken oldu” seçeneğini seçin.
Oda için zaten aktif bir hazırlık döngüsü varsa sistem ikinci bir döngü oluşturmaz: işlem mevcut döngüye ve onun ana temizliğine yönlendirir.
Erken bir çıkışta oda fiili operasyon gününden itibaren boşalır, ancak özgün planlanan tarihler geçmişte kalır. Böylece planla gerçek arasındaki fark görünür olur. Çıkışı onaylamak aynı zamanda odanın hazırlık döngüsünü başlatır. Odayı otomatik olarak hazır hâle getirmez.
Ayrıntılı işlem sırası “Çıkış temizliği” kılavuzunda açıklanmıştır.