Soggiorni e calendario: come gestire l'occupazione delle camere senza un foglio di calcolo
Come collegare un soggiorno a un ospite, registrare il check-in, correggere le date, configurare la pulizia e chiudere il soggiorno dopo il check-out.
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Indice
Il record di soggiorno serve per la pianificazione operativa: tiene riservate le notti per una camera, mostra il check-in e il check-out attesi e aiuta a pianificare le pulizie. Non è una vendita né un sostituto di un sistema esterno di prenotazione. Qui non ci sono prezzo, pagamento, documenti o l’elenco delle persone alloggiate.
Al soggiorno è collegato un solo ospite principale. Gli ospiti abituali si cercano per telefono nella rubrica ospiti, e l’occupazione per data si consulta nel calendario.
Come aggiungere un soggiorno
Aprire prima il «Calendario»:
- Premere «Aggiungi soggiorno».
- Inserire il telefono dell’ospite in formato internazionale.
Se il telefono è già nella rubrica, verificare l’ospite trovato. Se il numero non esiste ancora, inserire il nome: la scheda dell’ospite comparirà al salvataggio.
- Scegliere il giorno di check-in, poi il giorno di check-out.
- Scegliere una camera libera in quel periodo.
- Verificare l’orario atteso di check-in e check-out: entrambi i valori sono obbligatori.
Se presente una prenotazione esterna, indicarne il numero. Aggiungere solo la nota su quel soggiorno specifico che serve ai dipendenti.
- Verificare il piano di pulizia e salvare il soggiorno.
Iniziare dal telefono. È la chiave univoca dell’ospite all’interno dell’organizzazione, quindi un soggiorno ripetuto si collega alla scheda esistente invece di crearne un duplicato. Il nome dell’ospite trovato viene preso dalla rubrica. Se va corretto, aprire la sezione «Ospiti».
Se l’ospite trovato è nella lista nera, il modulo mostrerà il motivo. È un avviso, non un divieto automatico: si può salvare il soggiorno dopo una verifica consapevole.
Il numero della prenotazione esterna è facoltativo. Lasciarlo vuoto per un ospite senza un record nel sistema esterno; non inventare un valore. Finché il soggiorno non è concluso né annullato, il numero può essere corretto nello stesso modulo — in base alla prenotazione originale, non arbitrariamente. Ogni correzione resta nel registro, e il valore deve essere univoco tra i soggiorni della stessa struttura.
Prima il periodo, poi la camera
L’elenco delle camere dipende dalle notti scelte. Finché non è stato scelto il giorno di check-out, il modulo non può mostrare in modo affidabile le camere libere. Se come secondo giorno si seleziona una data precedente a quella di check-in, la scelta del periodo ricomincia da quella data.
- Check-in
- 19 agosto 2026
- Check-out
- 22 agosto 2026
- Totale
- 4 giorni, 3 notti
I punti nel calendario dimostrativo indicano un lavoro sulla camera. Non impediscono di per sé il soggiorno. La disponibilità è determinata solo dalle notti occupate.
Stati del soggiorno
- Pianificato
- In soggiorno
- Check-out effettuato
- Annullato
- Pianificato: l’ospite non è ancora entrato, ma tutte le notti del periodo sono già occupate da questo record.
- In soggiorno: l’amministratore ha registrato il check-in effettivo.
- Check-out effettuato: il check-out è stato confermato tramite la pagina della camera e il soggiorno è chiuso.
- Annullato: il soggiorno è stato annullato prima del check-in, le sue notti sono state liberate.
L’indicazione «Non arrivato» non è un quinto stato. Se il check-in effettivo non è stato registrato, il sistema apre una situazione permanente per l’amministratore proprio all’orario atteso di check-in e crea l’attività «Registra il check-in». La situazione ha un termine di risposta di due ore: mentre è in corso, il calendario mostra «In attesa dell’arrivo», e quando il termine scade — «Non arrivato». Il sistema segnala la situazione una sola volta; è l’elenco stesso a tenerla in coda — fino alla conferma del check-in, a una correzione valida delle date, all’annullamento del soggiorno o al check-out effettivo. Non annulla il soggiorno, non libera la camera e non ne modifica lo stato di preparazione.
Check-in e correzione di un errore
Quando l’ospite arriva, aprire il soggiorno, selezionare «Registra il check-in» e indicare l’orario effettivo. Le notti e le date non cambiano: il soggiorno teneva già occupata quella camera. Cambia solo il fatto dell’arrivo e lo stato mostrato.
Il check-in effettivo può essere registrato anche dopo il piano, incluso al di fuori delle date scelte. In tal caso il sistema conserva il fatto, ma mostra «Le date vanno corrette» e non attiva le pulizie legate al ritmo del soggiorno finché le date non includono questo check-in. Se nella stessa camera è già registrato un altro ospite effettivamente presente, il secondo check-in non verrà salvato: aggiornare i dati e verificare quale soggiorno va chiuso o corretto.
Se l’orario del check-in reale è stato indicato in modo errato, selezionare «Correggi orario di check-in», indicare la data e l’orario corretti e salvare. Il soggiorno resterà per tutto il tempo nello stato «In soggiorno», e il registro conserverà il valore precedente e quello nuovo. È un’unica correzione, non un annullamento del check-in seguito da un nuovo check-in.
L’azione «L’ospite in realtà non è arrivato» significa altro: l’indicazione di check-in era completamente errata. Solo in questo caso rimuoverla — il record tornerà allo stato «Pianificato», e la correzione resterà nel registro delle azioni.
Un soggiorno con il check-in registrato non può essere annullato, perché l’annullamento libererebbe la camera in cui si trova l’ospite. L’azione successiva dipende dalla situazione:
- per un orario di check-in reale errato, correggere l’orario di check-in;
- se l’ospite non è affatto arrivato, rimuovere l’indicazione di check-in e, se necessario, annullare il soggiorno;
- per una partenza reale, selezionare «Conferma check-out» nello stesso modulo.
Quali notti sono occupate
Il periodo si conta dal giorno di check-in al giorno di check-out, senza
includere la notte successiva al check-out. Ad esempio, il record 10–14
occupa le notti dal 10 al 13. Il 14 l’ospite parte, e lo stesso giorno può
arrivare il successivo.
Per questo i periodi 10–14 e 14–18 non si sovrappongono. Il sistema non
permetterà di salvare due soggiorni per la stessa notte. Nella scelta del
periodo le mezze giornate sono mostrate con bordi diagonali: al mattino la
camera si libera, alla sera si occupa.
Il soggiorno e l’ospite non determinano lo stato di preparazione della camera. Lo stato di preparazione continua a essere derivato dal ciclo di preparazione, dalla pulizia principale accettata e dai lavori bloccanti non risolti. Una camera occupata può essere contemporaneamente bloccata per lo stato di preparazione.
Orario di check-in e check-out
Le date si scelgono nel calendario, mentre l’orario obbligatorio precisa il piano all’interno del giorno scelto. Per impostazione predefinita il modulo propone le 14:00 per il check-in e le 12:00 per il check-out, nel fuso orario della propria organizzazione. Se il piano è diverso, indicare l’orario atteso: non è possibile salvare un soggiorno nuovo o modificato senza entrambi i valori.
L’orario di check-out atteso resta visibile nel calendario e aiuta a pianificare la giornata. Per un ospite già presente avvia anche la conferma del check-out: al momento stabilito in anticipo — per impostazione predefinita un’ora prima del check-out atteso — il sistema apre l’attività «Conferma check-out» e la ricorda una sola volta.
Conferma dell’arrivo previsto
Un giorno prima dell’orario atteso di check-in, ATQAR apre l’attività «Conferma l’arrivo previsto». È una domanda per l’amministratore, non un lavoro per un assegnatario: la conferma è un fatto di pianificazione, non fa entrare l’ospite, non occupa le notti e non modifica lo stato di preparazione della camera.
Si può confermare in qualsiasi momento prima dell’orario atteso di check-in, e una conferma data per errore può essere ritirata entro lo stesso momento. La conferma si riferisce a un orario di check-in specifico: se l’orario viene modificato, si azzera, e la domanda viene posta di nuovo — la conferma di un piano non vale per un altro.
Pulizia durante il soggiorno
Nella modalità «Standard» il soggiorno eredita il piano della propria struttura. La modalità «Programma personalizzato» permette di scegliere un altro intervallo o di disattivare queste pulizie per un soggiorno specifico.
Il piano si conta solo a partire dal giorno operativo del check-in effettivo. Finché il check-in non è registrato, le schede future possono conservare la propria assegnazione e camera, ma restano «Programmate»: non si possono avviare, non sono in ritardo e non influiscono sullo stato di preparazione. Se il check-in si trova al di fuori delle date previste, il piano attende inoltre la correzione delle date. I lavori già eseguiti, spostati manualmente o avviati non vengono riscritti retroattivamente.
Il parametro «Indicare l’orario di pulizia desiderato» fissa l’intervallo comodo per l’ospite. È una preferenza:
- non diventa la scadenza dell’attività;
- non genera un ritardo;
- non impedisce di iniziare il lavoro prima o dopo;
- non blocca la camera;
- non garantisce la visita proprio nell’orario indicato.
Le pulizie future lontane vengono create come «Programmate». Possono essere assegnate in anticipo, ma non possono essere avviate prima dell’attivazione. Dopo un check-in registrato con date corrette, l’attività di oggi e dei due giorni operativi successivi diventa «Da fare», conservando la camera e l’assegnatario. Una pulizia programmata durante il soggiorno non influisce sullo stato di preparazione della camera.
Alla modifica delle date o del piano, il sistema aggiorna solo il lavoro che si può ancora ripianificare in sicurezza. Un’attività avviata, bloccata o inviata in verifica non scompare: l’amministratore riceve un’eccezione esplicita, da analizzare separatamente.
Correzione delle date e annullamento del soggiorno
Per prolungare un soggiorno, aprirlo dal calendario o dall’elenco «Soggiorni nel periodo» e scegliere una volta la nuova data di check-out. La data di check-in resterà invariata: non serve cercarla e selezionarla di nuovo. Se occorre modificare proprio l’inizio del periodo, selezionare prima «Modifica data di check-in», quindi scegliere il nuovo giorno.
Se il sistema mostra «Le date vanno corrette», un breve suggerimento indica il giorno effettivo di check-in. Il periodo modificato può essere salvato solo quando include quel giorno. Nel frattempo gli altri campi del modulo e «Conferma check-out» restano disponibili: non è necessario correggere il piano prima del check-out reale.
La camera in un record esistente non cambia: ATQAR non supporta ancora lo spostamento in un’altra camera con un’unica azione. Il numero della prenotazione esterna può comunque essere corretto nel modulo, finché il soggiorno non è concluso né annullato. Non creare un secondo soggiorno attivo finché il primo non è concluso. Annullare prima il vecchio soggiorno, oppure confermare il check-out dalla camera precedente, e solo poi creare il nuovo record. Se occorre mantenere il collegamento con la prenotazione esterna, indicarne il numero nella nota del nuovo record: il numero di prenotazione originale resterà nella vecchia cronologia.
Il pulsante «Annulla soggiorno» è disponibile solo per lo stato «Pianificato». Indicare il motivo e confermare l’azione. Tutte le sue notti si libereranno. Il sistema annullerà le pulizie future «Programmate» e quelle «Da fare» non ancora avviate; un lavoro già avviato, bloccato o inviato in verifica resterà un’eccezione esplicita per l’amministratore.
Check-out e chiusura del soggiorno
Il check-out effettivo si conferma con il pulsante «Conferma check-out» nel modulo del soggiorno, nella pagina della camera o dalla situazione «Check-out non confermato», non con il pulsante di annullamento del soggiorno. Il pulsante resta disponibile anche con l’avviso «Le date vanno corrette». Il modulo indica esattamente il soggiorno che verrà chiuso: non è possibile sceglierne un altro per data né lasciare aperto quello mostrato. Verificare l’ospite e indicare l’orario effettivo. Un check-out tardivo può essere registrato anche al di fuori del periodo pianificato — il fatto esatto verrà conservato, e le date pianificate resteranno nella cronologia.
Nella pagina della camera un check-out ordinario si conferma con una sola selezione: il sistema registra l’ora attuale del server e crea subito la pulizia. Se si registra il check-out più tardi e l’orario è diverso, selezionare prima «Il check-out è avvenuto prima».
Se sulla camera esiste già un ciclo di preparazione attivo, il sistema non ne crea un secondo: l’azione porta al ciclo esistente e alla sua pulizia principale.
In caso di check-out anticipato, la camera si libera dal giorno operativo effettivo, ma le date pianificate originali restano nella cronologia. Così si vede la discrepanza tra piano e fatto. La conferma del check-out avvia anche il ciclo di preparazione della camera. Non rende la camera pronta automaticamente.
L’ordine dettagliato delle azioni è descritto nella guida «Pulizia dopo il check-out».