Informativa sulla privacy

Data di entrata in vigore: 3 agosto 2026.

La presente Informativa descrive come vengono trattati i dati personali in relazione all’utilizzo del servizio ATQAR — un’applicazione web per l’organizzazione del lavoro in hotel e appartamenti.

1. Chi tratta i dati

L’amministrazione del servizio ATQAR (l’«Amministrazione») gestisce il funzionamento del Servizio e tratta i dati necessari al suo funzionamento e alla sua sicurezza.

L’organizzazione che ha fornito l’accesso — il proprio datore di lavoro o committente — decide autonomamente chi aggiungere al Servizio, quali lavori gestire e quali informazioni inserire. Rispetto a tali informazioni, essa agisce come titolare del trattamento, mentre l’Amministrazione agisce su suo incarico.

Per qualsiasi domanda sul motivo per cui si vedono determinati dati, rivolgersi al proprietario o a un amministratore della propria organizzazione. Le domande relative al Servizio in sé vanno inviate tramite la pagina di aiuto.

2. Quali dati vengono trattati

Account. Nome utente, nome visualizzato, ruolo, lingua dell’interfaccia, appartenenza all’organizzazione e indicazione della necessità di cambiare la password. Ogni dipendente attivo appartiene a tutte le strutture dell’organizzazione; le pagine riepilogative le mostrano insieme. La password è conservata solo sotto forma di hash irreversibile.

Accesso senza password. Se si aggiunge un accesso senza password, il Servizio conserva la chiave pubblica del dispositivo, il nome del dispositivo indicato dall’utente, la data di aggiunta e la data dell’ultimo accesso. La parte segreta della chiave resta sul dispositivo e non è accessibile all’Amministrazione.

Sessioni. Un identificativo di sessione in un cookie sicuro e gli orari di creazione e di termine. Le sessioni sono conservate sul server, per cui l’accesso può essere interrotto immediatamente.

Lavoro nel Servizio. Attività, i loro stati, le assegnazioni, le scadenze, i commenti, i risultati descritti e i motivi dei blocchi. Ogni azione viene registrata nella cronologia con l’indicazione di chi l’ha compiuta e quando.

Ospiti e soggiorni. Il record di un ospite contiene il nome visualizzato, il numero di telefono in formato E.164, una nota facoltativa e un’indicazione di lista nera con il relativo motivo e autore. Il record di un soggiorno collega l’ospite a una camera, alle date di check-in e check-out, a un eventuale riferimento di prenotazione esterna, alle impostazioni di pulizia e ai fatti registrati di check-in e chiusura.

Foto e video. Se il caricamento di file è attivato per la propria organizzazione, fotografie e registrazioni possono essere allegate ai risultati dei lavori. Sono conservate in un ambiente privato e sono disponibili solo alle persone che hanno accesso all’attività corrispondente.

Telegram. Se si collega Telegram, il Servizio conserva l’identificativo della propria chat con il bot e la preferenza sulle notifiche. Una notifica in uscita può contenere il titolo esatto e attuale dell’attività, fino a 160 caratteri; la descrizione, i commenti, il motivo del blocco e il nome e i contatti dell’ospite non vengono copiati. I comandi e le risposte testuali che si inviano al bot durante un flusso di lavoro avviato sono elaborati dal Servizio e possono diventare un’azione o un commento dell’attività. Il bot non accetta nuove foto o video: questi vengono caricati solo tramite l’applicazione web protetta. I file storici di Telegram restano nel precedente ambiente privato fino all’eliminazione secondo le regole applicabili. Un flusso di lavoro incompleto viene conservato temporaneamente fino al suo completamento o alla sua scadenza. Il bot non ha accesso ad altre chat o conversazioni al di fuori del dialogo con esso.

Notifiche del browser (Web Push). Se si autorizzano le notifiche per questo dispositivo, il Servizio conserva la relativa iscrizione: l’indirizzo del servizio di consegna e le chiavi crittografiche necessarie per l’invio. L’iscrizione è usata solo per recapitare notifiche sui lavori che riguardano l’utente e viene revocata a propria scelta.

Richieste di demo e richieste di assistenza. Il modulo pubblico conserva il testo del messaggio ed esattamente un metodo di contatto selezionato: indirizzo email, telefono o nome utente Telegram. Questi dati sono utilizzati a fini di vendita, per rispondere a una richiesta di dimostrazione di ATQAR, oppure per rispondere a una richiesta di assistenza. Non indicare nel modulo password, dati di ospiti o altre informazioni non necessarie alla risposta.

Accesso dimostrativo. Se si apre il prodotto dal sito senza registrarsi, viene creata per l’utente un’organizzazione temporanea separata con un hotel fittizio. Tutto ciò che vi si inserisce è conservato solo al suo interno e non è visibile ad altri visitatori. Gli account al suo interno vengono creati automaticamente; le loro password non sono rilasciate a nessuno e non possono essere utilizzate — l’unico modo per accedere è lo stesso pulsante sul sito. Non inserire nella dimostrazione dati reali su ospiti o dipendenti: essa esiste per mostrare il prodotto, non per gestire un’attività.

Dati tecnici. Indirizzo IP, orario della richiesta, indirizzo richiesto, informazioni sul browser e sul sistema operativo, codici di risposta e registrazioni di eventi di sicurezza — ad esempio tentativi di accesso falliti.

3. Cosa il Servizio non fa

L’Amministrazione non utilizza sistemi pubblicitari di terze parti né sistemi di analisi web di terze parti. Il Servizio non traccia la propria posizione e non costruisce un profilo comportamentale al di fuori delle azioni di lavoro nel Servizio stesso.

Il Servizio non è un sistema di prenotazione. Mantiene solo una rubrica minima degli ospiti per il lavoro operativo. Il Servizio non conserva prezzi, pagamenti, il numero di persone alloggiate, documenti, indirizzi, indirizzi email o corrispondenza degli ospiti.

Non inviare tramite commenti, descrizioni e file allegati ciò che non serve per il lavoro: documenti degli ospiti, dati di pagamento, password e codici di accesso.

4. Perché i dati vengono trattati

• per consentire l’accesso e per proteggerlo;
• affinché ognuno veda tutte le strutture della propria organizzazione, ma solo i lavori e i dati collegati consentiti dal proprio ruolo e dal proprio rapporto con l’attività;
• per rendere il lavoro tracciabile: chi è stato assegnato, cosa è stato fatto, chi ha accettato;
• per riconoscere un ospite di ritorno, gestire i periodi di soggiorno e avvisare di una voce in lista nera;
• per inviare notifiche sui lavori che riguardano l’utente;
• a fini di vendita, per rispondere a una richiesta di dimostrazione del servizio o a una richiesta di assistenza;
• per individuare e indagare guasti e tentativi di accesso non autorizzato;
• per adempiere agli obblighi previsti dalla legge applicabile.

5. La cronologia delle azioni non viene riscritta

I record delle azioni sono immutabili. Un errore si corregge con una nuova azione visibile — annullamento, restituzione per la correzione, riclassificazione o l’indicazione di un collegamento a un’altra attività — e non con l’eliminazione del record precedente.

È una scelta intenzionale: lo scopo del Servizio è rendere possibile ricostruire in seguito cosa è realmente accaduto. Tenerne conto quando si scrivono commenti e si descrive un risultato.

6. Cookie e dati sul dispositivo

Il Servizio utilizza solo ciò che è necessario al suo funzionamento: un cookie di sessione, la protezione contro la falsificazione delle richieste e la lingua scelta e salvata. Non ci sono cookie pubblicitari o di analisi di terze parti.

L’applicazione può salvare sul dispositivo alcuni file di servizio, in modo da potersi aprire con una connessione scarsa. I dati di lavoro non vengono comunque modificati offline.

7. Chi ha accesso ai dati

All’interno del Servizio, ogni dipendente attivo può selezionare qualsiasi struttura della propria organizzazione, ma la selezione è un filtro e non amplia il ruolo. Un dipendente vede i lavori assegnati personalmente, le proprie segnalazioni e la cronologia recente consentita; l’amministratore e il proprietario operano a livello dell’intera organizzazione.

La rubrica ospiti è disponibile per il proprietario e l’amministratore a livello dell’intera organizzazione. Il personale delle pulizie o il tecnico ottiene il nome di un ospite solo tramite la propria attività attuale assegnata personalmente. La rubrica minima delle camere usata per segnalare un problema non contiene l’ospite, il soggiorno, la nota, lo stato di preparazione o le attività altrui. Il numero di telefono, la nota, lo stato di lista nera e la cronologia completa dell’ospite sono disponibili solo per il proprietario e l’amministratore.

Al di fuori del Servizio, i dati possono essere comunicati solo nella misura necessaria: a fornitori di infrastruttura e di comunicazione vincolati da obblighi di riservatezza, nonché alle autorità pubbliche quando ciò è richiesto dalla legge.

Quando si utilizza Telegram, i messaggi transitano attraverso l’infrastruttura di Telegram e possono essere conservati lì secondo le sue regole. ATQAR non controlla le copie conservate da Telegram e non può garantirne la cancellazione da tale servizio. Una copia facoltativa di una richiesta di demo o di assistenza può essere recapitata a un gruppo privato di assistenza su Telegram; questa copia su Telegram resta al di fuori del controllo di conservazione fisico di ATQAR, e il record originale in ATQAR resta quello autorevole indipendentemente dal recapito.

L’Amministrazione non vende i dati.

8. Dove vengono trattati i dati

L’infrastruttura del Servizio si trova al di fuori della Repubblica del Kazakhstan, nel Regno Unito. Questo riguarda il database, le copie di sicurezza, i registri e l’archiviazione dei file allegati.

Il rispetto dei requisiti relativi al trasferimento transfrontaliero dei dati personali riguardo alle informazioni inserite dall’organizzazione cliente è garantito da tale organizzazione in qualità di titolare del trattamento.

9. Per quanto tempo i dati vengono conservati

I dati dell’account e i record di lavoro, di ospiti e di soggiorni sono conservati finché l’organizzazione utilizza il Servizio e, successivamente, per il periodo necessario ad adempiere agli obblighi e a tutelare i diritti legali. Le sessioni terminano all’uscita o alla scadenza. I registri tecnici sono conservati per un periodo limitato, proporzionato alla finalità di sicurezza.

Le richieste di demo e le richieste di assistenza, insieme al messaggio inviato e al contatto fornito, sono conservate in ATQAR per non più di 365 giorni dalla creazione. Questo termine non si applica alle copie su Telegram: esse si trovano al di fuori del controllo di conservazione fisico di ATQAR.

Se la cronologia dei soggiorni collegati non consente l’eliminazione del record di un ospite, i suoi dati vengono anonimizzati sul posto: il nome è sostituito con una dicitura di servizio, il telefono con un valore di servizio univoco, e la nota e il motivo della lista nera vengono cancellati. Gli intervalli di soggiorno e il loro collegamento al record anonimizzato vengono conservati.

I file non collegati vengono eliminati alla scadenza del periodo di caricamento. Le foto e i video allegati vengono eliminati 30 giorni dopo l’ultima chiusura o annullamento dell’attività; la riapertura dell’attività interrompe questo conteggio fino alla chiusura successiva. I file multimediali non sono inclusi nelle copie di sicurezza, e nella cronologia resta una registrazione sicura della loro eliminazione.

L’organizzazione temporanea dell’accesso dimostrativo viene eliminata per intero alla scadenza del periodo di visita — insieme a tutti i record inseriti in essa, inclusa la coda delle notifiche e le righe tecniche a essa collegate. Non è necessaria una richiesta di eliminazione separata, e il suo contenuto non può essere recuperato dopo l’eliminazione. I file, se caricati, vengono eliminati secondo le regole generali per i file multimediali descritte sopra.

Alla scadenza del periodo applicabile, i dati vengono eliminati oppure anonimizzati in modo irreversibile.

10. I propri diritti

Nei casi previsti dalla legge applicabile, è possibile richiedere l’accesso ai propri dati, la loro correzione o eliminazione, limitare il trattamento, opporsi a esso, revocare il consenso per il futuro e presentare un reclamo a un’autorità di controllo.

Inviare la richiesta al proprietario o a un amministratore della propria organizzazione: è essa a decidere chi aggiungere al Servizio e quali informazioni di lavoro inserire. Se la richiesta riguarda il funzionamento del Servizio stesso, utilizzare il canale indicato nella sezione 1.

L’Amministrazione ha il diritto di verificare l’identità di chi invia la richiesta e di rifiutarne l’esecuzione nei casi consentiti dalla legge — ad esempio, quando l’eliminazione di un record danneggerebbe una cronologia delle azioni che la legge impone di conservare.

11. Modifiche

L’Amministrazione può modificare la presente Informativa in caso di cambiamenti nel trattamento dei dati o nella legge applicabile. La versione in vigore e la sua data di entrata in vigore sono pubblicate su questa pagina.