Reservas e estadias: como acompanhar a ocupação dos quartos sem uma planilha
Como vincular uma reserva a um hóspede, registrar o check-in, corrigir datas, configurar a limpeza e encerrar uma estadia depois da saída.
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Sumário
Um registro de estadia serve para o planejamento operacional: ele reserva as noites de um quarto, mostra a chegada e a saída esperadas e ajuda a programar a limpeza. Não é uma venda nem substitui um sistema externo de reservas. Não há aqui preço, pagamento, documentos nem lista de ocupantes.
Cada estadia está vinculada a um hóspede principal. Procure hóspedes que já estiveram aqui pelo telefone no diretório de hóspedes, e confira a ocupação por data no calendário.
Como adicionar uma estadia
Primeiro, abra o «Calendário»:
- Toque em «Adicionar estadia».
- Digite o telefone do hóspede em formato internacional.
Se o telefone já estiver no diretório, confira o hóspede encontrado. Se o número for novo, digite um nome: o cartão do hóspede será criado ao salvar.
- Escolha o dia de chegada, depois o dia de saída.
- Escolha um quarto livre nesse período.
- Confira o horário esperado de chegada e de saída: os dois valores são obrigatórios.
Se houver uma reserva externa, informe o número dela. Adicione só a observação sobre essa estadia específica que os funcionários precisam.
- Confira o cronograma de limpeza e salve a estadia.
Comece pelo telefone. Ele é a chave única do hóspede dentro da organização, então uma estadia repetida se vincula ao registro existente em vez de criar um duplicado. O nome de um hóspede encontrado vem do diretório. Para corrigi-lo, abra «Hóspedes».
Se o hóspede encontrado estiver na lista negra, o formulário mostra o motivo. Isso é um aviso, não uma proibição automática: você pode salvar a estadia depois de uma análise consciente.
O número da reserva externa é opcional. Deixe-o em branco para um hóspede sem registro em um sistema externo; não invente um valor. Enquanto a estadia não estiver concluída nem cancelada, o número pode ser corrigido no mesmo formulário — de acordo com a reserva original, não de forma arbitrária. Cada correção fica registrada, e o valor precisa ser único entre as estadias de uma mesma propriedade.
Primeiro o período, depois o quarto
A lista de quartos depende das noites selecionadas. Enquanto o dia de saída não for escolhido, o formulário não consegue mostrar com segurança os quartos disponíveis. Se a segunda data escolhida for anterior ao dia de chegada, a seleção do período recomeça a partir dessa data.
- Check-in
- 19 de agosto de 2026
- Check-out
- 22 de agosto de 2026
- Total
- 4 dias, 3 noites
Os pontos no calendário de prática representam trabalho para o quarto. Eles não impedem uma estadia por si só. A disponibilidade é determinada apenas pelas noites ocupadas.
Estados da estadia
- Planejada
- Hospedado
- Check-out concluído
- Cancelada
- Reserva: o hóspede ainda não fez check-in, mas esse registro já reserva todas as noites do período.
- Ativa: um administrador registrou o check-in de fato.
- Check-out concluído: a saída foi confirmada pela página do quarto e a estadia foi encerrada.
- Cancelada: a reserva foi cancelada antes do check-in, liberando suas noites.
A marca «Não chegou» não é um quinto estado. Se o check-in de fato não foi registrado, o sistema abre uma situação permanente para um administrador bem no horário de chegada esperado e cria uma tarefa «Fazer check-in». A situação tem um prazo de resposta de duas horas: enquanto ele corre, o calendário mostra «Aguardando a chegada», e depois que passa, «Não chegou». O sistema informa a situação uma vez; é a própria lista que a mantém na fila — até o check-in ser confirmado, as datas serem corrigidas validamente, a reserva ser cancelada ou a saída de fato ser registrada. Isso não cancela a reserva, não libera o quarto nem muda a prontidão dele.
Check-in e correção de um erro
Quando o hóspede chega, abra a estadia, toque em «Fazer check-in» e informe o horário de fato. As noites e as datas não mudam: a reserva já estava segurando esse quarto. Só o fato real da chegada e o estado exibido mudam.
O check-in de fato pode ser registrado depois do planejado, inclusive fora das datas selecionadas. Nesse caso, o sistema salva o fato, mas mostra «É preciso corrigir as datas» e não ativa a limpeza recorrente até que as datas incluam o check-in. Se outro hóspede já estiver registrado como hospedado de fato no mesmo quarto, o segundo check-in não será salvo: atualize os dados e verifique qual estadia precisa ser encerrada ou corrigida.
Se o horário do check-in real estiver errado, toque em «Corrigir horário de chegada», informe a data e o horário corretos e salve. A estadia continua «Hospedado» durante toda a correção, enquanto o histórico guarda os valores anterior e corrigido. Isso é uma única correção, não desfazer o check-in seguido de um novo.
«O hóspede não chegou de fato» tem outro significado: o fato do check-in inteiro era falso. Só nesse caso remova-o — o registro volta para «Reserva», e a correção continua no registro de ações.
Uma estadia com check-in feito não pode ser cancelada, porque o cancelamento liberaria um quarto onde há um hóspede presente. A próxima ação depende da situação:
- para um horário de check-in real errado, corrija o horário de chegada;
- se o hóspede nunca chegou, remova o check-in e depois cancele a reserva, se necessário;
- para uma saída de fato, toque em «Confirmar check-out» no mesmo formulário.
Quais noites ficam ocupadas
O período vai do dia de chegada até o dia da saída, sem incluir a noite
depois da saída. Por exemplo, um registro 10–14 ocupa as noites do dia 10
ao dia 13. O hóspede sai no dia 14, e o próximo pode fazer check-in nesse
mesmo dia.
Por isso os períodos 10–14 e 14–18 não se sobrepõem. O sistema não
permite salvar duas estadias para a mesma noite. No seletor de período, as
meias diárias aparecem com bordas diagonais: o quarto fica disponível de
manhã e ocupado à noite.
A estadia e o hóspede não determinam a prontidão do quarto. A prontidão continua sendo derivada do ciclo de preparação, da limpeza principal aceita e do trabalho bloqueador não resolvido. Um quarto ocupado também pode estar bloqueado quanto à prontidão.
Horários de chegada e saída
As datas são escolhidas no calendário, enquanto os horários obrigatórios refinam o plano dentro de cada dia selecionado. Por padrão, o formulário sugere 14h para a chegada e 12h para a saída, no fuso horário da sua organização. Se o plano for diferente, informe os horários esperados: uma estadia nova ou alterada não pode ser salva sem os dois valores.
O horário de saída esperado continua visível no calendário e ajuda no planejamento do dia. Para um hóspede hospedado, ele também dá início à confirmação de saída: em um momento escolhido com antecedência — por padrão, uma hora antes da saída esperada —, o sistema abre uma tarefa «Confirmar check-out» e lembra dela uma vez.
Confirmação de chegada
Um dia antes do horário de chegada esperado, o ATQAR abre uma tarefa «Confirmar reserva». É uma pergunta para um administrador, não um trabalho para uma pessoa atribuída: a confirmação é um fato de planejamento, e ela não faz o check-in do hóspede, não ocupa noites nem muda a prontidão do quarto.
É possível confirmar a qualquer momento antes do horário de chegada esperado, e retirar uma confirmação feita por engano até esse mesmo momento. Uma confirmação pertence a um horário de chegada exato: se esse horário mudar, ela é apagada, e a pergunta é feita de novo — confirmar um plano não responde por outro.
Limpeza durante a estadia
No modo «Padrão», a estadia herda o cronograma da propriedade. O modo «Programação especial» permite escolher outro intervalo ou desativar essa limpeza para uma estadia específica.
O cronograma só é calculado a partir do dia operacional do check-in de fato. Até o check-in ser registrado, os cartões futuros podem manter sua atribuição e o quarto, mas continuam «Agendadas»: não podem ser iniciados, não ficam atrasados e não afetam a prontidão. Se o check-in cair fora das datas planejadas, o cronograma também espera a correção das datas. Um trabalho já concluído, movido manualmente ou iniciado não é reescrito retroativamente.
A opção «Informar horário desejado de limpeza» registra um intervalo conveniente para o hóspede. É uma preferência:
- não vira o prazo de uma tarefa;
- não torna a tarefa atrasada;
- não impede que o trabalho comece mais cedo ou mais tarde;
- não bloqueia o quarto;
- não garante uma visita exatamente no horário indicado.
Limpezas futuras distantes são criadas como «Agendadas». Podem ser atribuídas com antecedência, mas não podem ser iniciadas antes da ativação. Depois que o check-in é registrado com as datas corretas, uma tarefa para hoje ou os próximos dois dias operacionais fica «Pronta para fazer», mantendo o quarto e a pessoa atribuída. Uma limpeza programada durante a estadia não afeta a prontidão do quarto.
Quando as datas ou o cronograma mudam, o sistema atualiza só o trabalho que ainda pode ser replanejado com segurança. Uma tarefa já iniciada, bloqueada ou enviada para revisão não desaparece: o administrador recebe uma exceção explícita que precisa ser resolvida separadamente.
Correção de datas e cancelamento de uma reserva
Para prolongar uma estadia, abra-a pelo calendário ou pela lista «Estadias no período» e escolha a nova data de saída de uma vez. A data de chegada permanece selecionada, então não é preciso procurá-la de novo. Se for preciso mudar justamente o início do período, primeiro toque em «Alterar data de chegada», depois escolha o novo dia.
Quando o sistema mostra «É preciso corrigir as datas», uma explicação curta indica o dia real de chegada. Um período alterado só pode ser salvo quando inclui esse dia. Enquanto isso, os demais campos da estadia e «Confirmar check-out» continuam disponíveis: corrigir o plano não é exigido antes de registrar uma saída real.
O quarto de um registro existente não pode ser mudado: o ATQAR ainda não oferece mover para outro quarto em uma única ação. Já o número da reserva externa pode ser corrigido no formulário enquanto a estadia não estiver concluída nem cancelada. Não crie uma segunda estadia ativa antes de encerrar a antiga. Primeiro cancele a reserva antiga ou confirme a saída do quarto anterior, depois crie um novo registro. Se precisar manter o vínculo com a reserva externa, informe o número dela na observação do novo registro: o número de reserva original continua no histórico antigo.
O botão «Cancelar estadia» só fica disponível para o estado «Reserva». Informe um motivo e confirme a ação. Todas as suas noites são liberadas. O sistema cancela as limpezas futuras «Agendadas» e as «Pronta para fazer» ainda não iniciadas; um trabalho já iniciado, bloqueado ou enviado para revisão continua como uma exceção explícita para o administrador.
Saída e encerramento da estadia
A saída de fato é confirmada com «Confirmar check-out» no formulário da estadia, na página do quarto, ou pela situação «Saída não confirmada» — nunca pelo botão de cancelar a reserva. A ação continua disponível mesmo com o aviso «É preciso corrigir as datas». O formulário identifica exatamente a estadia que será encerrada: não é possível escolher outra por data nem deixar a estadia mostrada em aberto. Confira o hóspede e informe o horário de fato. Uma saída tardia pode ser registrada mesmo fora do período planejado — o fato exato é salvo, e as datas planejadas permanecem no histórico.
Na página do quarto, a saída comum é confirmada com um único toque: o sistema registra o horário atual do servidor e cria a limpeza na hora. Se você estiver registrando a saída mais tarde e o horário for diferente, selecione primeiro «O check-out foi mais cedo».
Se já existir um ciclo de preparação ativo para o quarto, o sistema não cria um segundo: a ação leva ao ciclo já existente e à limpeza principal dele.
Com uma saída antecipada, o quarto é liberado a partir do dia operacional real, mas as datas planejadas originais permanecem no histórico. Assim fica visível a diferença entre o plano e o fato. Confirmar a saída também inicia um ciclo de preparação do quarto. Isso não torna o quarto pronto automaticamente.
O processo detalhado está descrito na instrução «Limpeza de saída».