Diretório de hóspedes do hotel: chegadas repetidas, histórico de estadias e lista negra

A seção «Hóspedes» está disponível para o proprietário e o administrador. Ela ajuda a reconhecer um hóspede que já esteve aqui pelo telefone, ver o histórico de estadias disponível dele e evitar que um aviso importante fique só na memória dos funcionários.

Um hóspede pertence a toda a organização, não a uma única propriedade. Por isso o diretório não muda por propriedade, e o proprietário e o administrador veem o histórico vinculado em todas as propriedades da organização.

• Hóspede demo+1 202 555 0141·2 estadias
• Hóspede demo com aviso+1 202 555 0142·1 estadiaLista negra

Como encontrar um hóspede

Abra «Hóspedes» e use o único campo de busca. Ele aceita:

• parte do nome;
• parte do telefone;
• o número de uma reserva externa.

Abra a linha encontrada para ver o nome, o telefone, a observação, o estado da lista negra e o histórico de estadias. De um registro no histórico é possível ir até a reserva correspondente.

Como adicionar um hóspede

Normalmente não é preciso um passo separado. Ao criar uma estadia, digite primeiro o telefone. Se esse número não existir, o formulário pede o nome e cria o hóspede junto com a estadia.

Se você precisar do cartão com antecedência:

1. Abra «Hóspedes» e toque em «Adicionar hóspede».
2. Digite o nome do jeito que ele deve aparecer nos registros operacionais.
3. Digite o telefone em formato internacional, por exemplo +77000000000.
4. Se precisar, adicione uma observação de trabalho curta.
5. Salve o cartão.

O telefone é guardado no formato canônico E.164 e é único dentro da organização. Dois administradores não devem criar cartões separados para a mesma pessoa com o mesmo número. O nome pode ser corrigido depois, e o valor atualizado aparece em todas as visualizações vinculadas.

Quais dados cabem aqui

O cartão do hóspede se limita a quatro tipos de dado:

• nome de exibição;
• telefone;
• uma observação de trabalho opcional;
• a marca de lista negra e seu motivo.

Não registre aqui preço, pagamento, número de ocupantes, dados de passaporte, outros documentos, endereço, e-mail, nacionalidade, canal de reserva, programa de fidelidade ou correspondência. O ATQAR não substitui um CRM nem um sistema de reservas.

A observação fica visível para o proprietário e os administradores de toda a organização. Escreva só o que é necessário para o trabalho, não coloque nela dados pessoais desnecessários e não a use como registro de mensagens.

Lista negra

A lista negra serve como um aviso visível antes de criar a próxima reserva. Para adicionar um hóspede à lista negra:

1. Abra o cartão do hóspede.
2. Toque em «Adicionar à lista negra».
3. Informe um motivo de trabalho específico e confirme a ação.

A marca não impede salvar uma nova reserva. A decisão é do proprietário ou do administrador, considerando a situação. O formulário de estadia mostra o aviso e o motivo, e criar essa reserva continua sendo uma ação registrada.

Se o aviso não for mais necessário, escolha «Remover da lista negra». A marca e o motivo são removidos, e o histórico de ações é mantido.

Quem vê o nome e o telefone

• O diretório completo, o nome, o telefone, a observação e o histórico ficam disponíveis para o proprietário e os administradores.
• O auxiliar de limpeza ou o técnico só recebe o nome do hóspede pela sua tarefa atual, atribuída pessoalmente a ele.
• O diretório mínimo de quartos usado para informar um problema não contém nome, telefone, estadia nem número de reserva; esses campos são excluídos pelo servidor.

Não copie o telefone para a descrição de uma tarefa nem para um comentário para contornar essa restrição. Os dados de contato devem ficar na seção destinada a eles.

Estadias do hóspede

O cartão mostra ao proprietário e ao administrador as estadias vinculadas em toda a organização. Um hóspede pode ter vários registros em datas diferentes, mas cada estadia está vinculada a apenas um hóspede principal.

Criar, fazer check-in, cancelar e encerrar um registro está descrito na instrução «Reservas e estadias».