Справочник гостей отеля: повторные заезды, история проживаний и чёрный список

Раздел «Гости» доступен владельцу и администратору. Он помогает узнать повторного гостя по телефону, увидеть доступную историю его проживаний и не держать важное предупреждение только в памяти сотрудников.

Гость принадлежит всей организации, а не одному объекту. Поэтому справочник не переключается по объектам, а владелец и администратор видят связанную историю по всем объектам организации.

• Демо-гость+1 202 555 0141·2 проживания
• Демо-гость с предупреждением+1 202 555 0142·1 проживаниеЧёрный список

Как найти гостя

Откройте «Гости» и используйте одно поле поиска. Оно принимает:

• часть имени;
• часть телефона;
• номер внешней брони.

Откройте найденную строку, чтобы увидеть имя, телефон, заметку, состояние чёрного списка и историю проживаний. Из записи в истории можно перейти к соответствующей брони.

Как добавить гостя

Обычно отдельный шаг не нужен. При создании проживания сначала введите телефон. Если такого номера нет, форма попросит имя и создаст гостя вместе с проживанием.

Если карточка нужна заранее:

1. Откройте «Гости» и нажмите «Добавить гостя».
2. Введите имя так, как его нужно показывать в операционных записях.
3. Введите телефон в международном формате, например +77000000000.
4. При необходимости добавьте короткую рабочую заметку.
5. Сохраните карточку.

Телефон хранится в каноническом формате E.164 и уникален внутри организации. Два администратора не должны заводить разные карточки одного человека с одним номером. Имя можно исправить позднее, и обновлённое значение появится во всех связанных представлениях.

Какие данные здесь уместны

Карточка гостя ограничена четырьмя видами данных:

• отображаемое имя;
• телефон;
• необязательная рабочая заметка;
• отметка чёрного списка и её причина.

Не записывайте сюда цену, оплату, количество проживающих, паспортные данные, другие документы, адрес, email, гражданство, канал бронирования, программу лояльности или переписку. ATQAR не заменяет CRM или систему бронирования.

Заметка видна владельцу и администраторам всей организации. Пишите только то, что нужно для работы, не переносите в неё лишние персональные данные и не используйте её как журнал сообщений.

Чёрный список

Чёрный список нужен как заметное предупреждение перед созданием следующей брони. Чтобы добавить гостя в чёрный список:

1. Откройте карточку гостя.
2. Нажмите «В чёрный список».
3. Укажите конкретную рабочую причину и подтвердите действие.

Отметка не запрещает сохранить новую бронь. Решение принимает владелец или администратор с учётом ситуации. Форма проживания показывает предупреждение и причину, а создание такой брони остаётся зафиксированным действием.

Если предупреждение больше не нужно, выберите «Убрать из чёрного списка». Метка и причина будут удалены, история действий сохранится.

Кто видит имя и телефон

• Полный справочник, имя, телефон, заметка и история доступны владельцу и администраторам.
• Сотрудник уборки или техник получает имя гостя только через свою текущую лично назначенную задачу.
• Минимальный справочник комнат для сообщения о проблеме не содержит имени, телефона, проживания или номера брони; эти поля исключены сервером.

Не копируйте телефон в описание задачи или комментарий, чтобы обойти это ограничение. Контактные данные должны оставаться в предназначенном для них разделе.

Проживания гостя

Карточка показывает владельцу и администратору связанные проживания по всей организации. Гость может иметь несколько записей за разные даты, но каждое проживание связано только с одним основным гостем.

Создание, заселение, отмена и закрытие записи описаны в инструкции «Брони и проживания».