Directorio de huéspedes del hotel: llegadas repetidas, historial de estancias y lista negra
Cómo encontrar huéspedes que ya se alojaron antes, mantener el nombre y el teléfono, consultar el historial de estancias y usar la lista negra.
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La sección «Huéspedes» está disponible para el propietario y el administrador. Ayuda a reconocer por el teléfono a un huésped que ya estuvo antes, ver el historial disponible de sus estancias y no depender solo de la memoria del personal para una advertencia importante.
El huésped pertenece a toda la organización, no a una sola propiedad. Por eso el directorio no se filtra por propiedad, y el propietario y el administrador ven el historial vinculado de todas las propiedades de la organización.
- Huésped de demostración+1 202 555 01412 estancias
- Huésped de demostración con advertencia+1 202 555 01421 estanciaLista negra
Cómo encontrar a un huésped
Abra «Huéspedes» y use el único campo de búsqueda. Acepta:
- parte del nombre;
- parte del teléfono;
- el número de una reserva externa.
Abra la fila encontrada para ver el nombre, el teléfono, la nota, el estado de lista negra y el historial de estancias. Desde un registro del historial se puede pasar a la reserva correspondiente.
Cómo agregar un huésped
Normalmente no hace falta un paso aparte. Al crear una estancia, primero indique el teléfono. Si ese número no existe, el formulario pedirá el nombre y creará al huésped junto con la estancia.
Si necesita la ficha por adelantado:
- Abra «Huéspedes» y toque «Agregar huésped».
- Escriba el nombre tal como debe mostrarse en los registros operativos.
- Escriba el teléfono en formato internacional, por ejemplo
+77000000000. - Si hace falta, agregue una nota breve de trabajo.
- Guarde la ficha.
El teléfono se guarda en el formato canónico E.164 y es único dentro de la organización. Dos administradores no deben crear fichas distintas de la misma persona con el mismo número. El nombre se puede corregir más tarde, y el valor actualizado aparecerá en todas las vistas relacionadas.
Qué datos corresponden aquí
La ficha del huésped se limita a cuatro tipos de datos:
- el nombre visible;
- el teléfono;
- una nota de trabajo opcional;
- la marca de lista negra y su motivo.
No registre aquí el precio, el pago, la cantidad de personas alojadas, los datos del pasaporte, otros documentos, la dirección, el correo electrónico, la nacionalidad, el canal de la reserva, un programa de fidelización ni la correspondencia. ATQAR no sustituye un sistema de gestión de relaciones con huéspedes ni un sistema de reservas.
La nota es visible para el propietario y los administradores de toda la organización. Escriba solo lo que hace falta para el trabajo, no traslade allí datos personales de más y no la use como registro de mensajes.
Lista negra
La lista negra sirve como una advertencia visible antes de crear la siguiente reserva. Para agregar a un huésped a la lista negra:
- Abra la ficha del huésped.
- Toque «A la lista negra».
- Indique un motivo de trabajo concreto y confirme la acción.
La marca no impide guardar una reserva nueva. La decisión la toma el propietario o el administrador según la situación. El formulario de estancia muestra la advertencia y el motivo, y la creación de esa reserva queda registrada como una acción.
Si la advertencia ya no hace falta, elija «Quitar de la lista negra». La marca y el motivo se eliminarán; el historial de acciones se conserva.
Quién ve el nombre y el teléfono
- El directorio completo, el nombre, el teléfono, la nota y el historial están disponibles para el propietario y los administradores.
- El personal de limpieza o el técnico obtienen el nombre del huésped solo a través de su tarea actual asignada personalmente.
- El directorio mínimo de habitaciones para informar un problema no contiene el nombre, el teléfono, la estancia ni el número de reserva: el servidor excluye esos campos.
No copie el teléfono en la descripción de una tarea ni en un comentario para eludir esta restricción. Los datos de contacto deben permanecer en la sección destinada a ellos.
Estancias del huésped
La ficha muestra al propietario y al administrador las estancias vinculadas de toda la organización. Un huésped puede tener varios registros en fechas distintas, pero cada estancia se vincula solo a un huésped principal.
La creación, el registro de entrada, la cancelación y el cierre de un registro se describen en la guía «Reservas y estancias».