Gästeverzeichnis des Hotels: wiederkehrende Gäste, Aufenthaltsverlauf und Sperrliste
Wie Sie wiederkehrende Gäste finden, Name und Telefonnummer pflegen, den Aufenthaltsverlauf lesen und die Sperrliste verwenden.
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Inhalt
Der Bereich „Gäste“ steht Eigentümer und Administrator zur Verfügung. Er hilft, einen wiederkehrenden Gast anhand der Telefonnummer zu erkennen, den verfügbaren Aufenthaltsverlauf zu sehen und eine wichtige Warnung nicht nur im Gedächtnis der Mitarbeiter zu behalten.
Der Gast gehört zur gesamten Organisation, nicht zu einem Objekt. Deshalb lässt sich das Verzeichnis nicht nach Objekten umschalten, und Eigentümer und Administrator sehen den verknüpften Verlauf über alle Objekte der Organisation hinweg.
- Demo-Gast+1 202 555 01412 Aufenthalte
- Demo-Gast mit Warnung+1 202 555 01421 AufenthaltSperrliste
Wie Sie einen Gast finden
Öffnen Sie „Gäste“ und nutzen Sie das eine Suchfeld. Es akzeptiert:
- einen Teil des Namens;
- einen Teil der Telefonnummer;
- eine externe Buchungsnummer.
Öffnen Sie die gefundene Zeile, um Name, Telefonnummer, Notiz, Status der Sperrliste und Aufenthaltsverlauf zu sehen. Aus einem Verlaufseintrag lässt sich zum zugehörigen Aufenthalt wechseln.
Wie Sie einen Gast hinzufügen
Normalerweise ist kein eigener Schritt nötig. Geben Sie beim Anlegen eines Aufenthalts zuerst die Telefonnummer ein. Existiert diese Nummer noch nicht, fragt das Formular nach dem Namen und legt den Gast zusammen mit dem Aufenthalt an.
Wird die Karte vorab benötigt:
- Öffnen Sie „Gäste“ und klicken Sie auf „Gast hinzufügen“.
- Geben Sie den Namen so ein, wie er in den operativen Einträgen angezeigt werden soll.
- Geben Sie die Telefonnummer im internationalen Format ein, zum Beispiel
+77000000000. - Fügen Sie bei Bedarf eine kurze Arbeitsnotiz hinzu.
- Speichern Sie die Karte.
Die Telefonnummer wird im kanonischen E.164-Format gespeichert und ist innerhalb der Organisation eindeutig. Zwei Administratoren dürfen für dieselbe Person mit derselben Nummer keine getrennten Karten anlegen. Der Name lässt sich später korrigieren, und der aktualisierte Wert erscheint in allen verknüpften Ansichten.
Welche Daten hier angemessen sind
Die Gästekarte ist auf vier Datenarten beschränkt:
- den angezeigten Namen;
- die Telefonnummer;
- eine optionale Arbeitsnotiz;
- den Vermerk der Sperrliste und dessen Grund.
Erfassen Sie hier keinen Preis, keine Zahlung, keine Anzahl der Gäste, keine Passdaten, keine anderen Dokumente, keine Adresse, E-Mail, Staatsangehörigkeit, keinen Buchungskanal, kein Treueprogramm und keine Korrespondenz. ATQAR ersetzt kein CRM- oder Buchungssystem.
Die Notiz ist für Eigentümer und Administratoren der gesamten Organisation sichtbar. Schreiben Sie nur, was für die Arbeit nötig ist, übertragen Sie keine überflüssigen personenbezogenen Daten hinein und verwenden Sie sie nicht als Nachrichtenprotokoll.
Sperrliste
Die Sperrliste dient als auffällige Warnung vor dem Anlegen des nächsten Aufenthalts. So setzen Sie einen Gast auf die Sperrliste:
- Öffnen Sie die Gästekarte.
- Klicken Sie auf „Auf die Sperrliste setzen“.
- Geben Sie einen konkreten Arbeitsgrund an und bestätigen Sie die Aktion.
Der Vermerk verhindert nicht das Speichern eines neuen Aufenthalts. Die Entscheidung trifft der Eigentümer oder Administrator unter Berücksichtigung der Situation. Das Aufenthaltsformular zeigt die Warnung und den Grund an, und das Anlegen eines solchen Aufenthalts bleibt als Aktion protokolliert.
Wird die Warnung nicht mehr benötigt, wählen Sie „Von der Sperrliste entfernen“. Vermerk und Grund werden gelöscht, der Aktionsverlauf bleibt erhalten.
Wer Name und Telefonnummer sieht
- Das vollständige Verzeichnis, Name, Telefonnummer, Notiz und Verlauf stehen dem Eigentümer und den Administratoren zur Verfügung.
- Reinigungskraft oder Techniker erhalten den Namen des Gastes nur über ihre aktuelle, persönlich zugewiesene Aufgabe.
- Das minimale Zimmerverzeichnis für die Problemmeldung enthält keinen Namen, keine Telefonnummer, keinen Aufenthalt und keine Buchungsnummer; diese Felder werden serverseitig ausgeschlossen.
Kopieren Sie die Telefonnummer nicht in die Aufgabenbeschreibung oder einen Kommentar, um diese Einschränkung zu umgehen. Kontaktdaten müssen in dem dafür vorgesehenen Bereich bleiben.
Aufenthalte des Gastes
Die Karte zeigt Eigentümer und Administrator die verknüpften Aufenthalte über die gesamte Organisation hinweg. Ein Gast kann mehrere Einträge zu unterschiedlichen Terminen haben, aber jeder Aufenthalt ist nur mit einem Hauptgast verknüpft.
Anlegen, Check-in, Stornierung und Abschluss eines Eintrags sind in der Anleitung „Aufenthalte und Check-ins“ beschrieben.