Calendário de ocupação
Como ler a ocupação dos quartos, distinguir uma reserva de uma estadia de fato, e usar as visualizações e os filtros.
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Sumário
O «Calendário» está disponível para o proprietário e o administrador. Ele reúne dois eixos independentes: quais noites já estão ocupadas e quais trabalhos estão planejados para cada quarto. O calendário não determina a prontidão do quarto nem substitui a lista de tarefas.
O auxiliar de limpeza abre o mesmo endereço, mas vê uma projeção segura diferente: só o seu próprio trabalho atribuído. Para ele há uma instrução separada, «Escala pessoal e calendário de trabalho».
Toque no botão com o período atual e escolha o dia desejado no calendário — o botão «Hoje», ali mesmo, volta para o dia de hoje. Depois use a visualização «Dia», «Grade» ou «Mês».
2–23 de ago.
| Quarto | ||||||||||||||||||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Livre | livre 9 de 9. Check-in: 0, Check-out: 0 | livre 7 de 9. Check-in: 2, Check-out: 0 | livre 6 de 9. Check-in: 1, Check-out: 0 | livre 4 de 9. Check-in: 2, Check-out: 0 | livre 3 de 9. Check-in: 2, Check-out: 1 | livre 3 de 9. Check-in: 1, Check-out: 1 | livre 4 de 9. Check-in: 0, Check-out: 1 | livre 3 de 9. Check-in: 1, Check-out: 0 | livre 5 de 9. Check-in: 0, Check-out: 2 | livre 6 de 9. Check-in: 0, Check-out: 1 | livre 7 de 9. Check-in: 0, Check-out: 1 | livre 8 de 9. Check-in: 0, Check-out: 1 | livre 7 de 9. Check-in: 1, Check-out: 0 | livre 7 de 9. Check-in: 0, Check-out: 0 | livre 7 de 9. Check-in: 0, Check-out: 0 | livre 7 de 9. Check-in: 0, Check-out: 0 | livre 8 de 9. Check-in: 0, Check-out: 1 | livre 8 de 9. Check-in: 0, Check-out: 0 | livre 8 de 9. Check-in: 0, Check-out: 0 | livre 8 de 9. Check-in: 0, Check-out: 0 | livre 9 de 9. Check-in: 0, Check-out: 1 | livre 9 de 9. Check-in: 0, Check-out: 0 |
| Saryarka | ||||||||||||||||||||||
| A-1201 | ||||||||||||||||||||||
| A-1202 | ||||||||||||||||||||||
| A-1203 | ||||||||||||||||||||||
| A-1204 | ||||||||||||||||||||||
| A-1205 | ||||||||||||||||||||||
| A-1301 | ||||||||||||||||||||||
| A-1302 | ||||||||||||||||||||||
| Alatau | ||||||||||||||||||||||
| B-401 | ||||||||||||||||||||||
| B-402 | ||||||||||||||||||||||
Em uma tela estreita, a própria grade rola na horizontal. Os títulos e os demais controles continuam acessíveis sem rolar a página inteira.
Como uma estadia é identificada
A barra mostra primeiro o nome do hóspede. Se o espaço for pouco, o nome completo, o estado, as datas e o número da reserva externa continuam disponíveis na dica e no nome acessível. O número da reserva serve para conferência com um sistema externo, mas não substitui o nome da pessoa.
Se um registro antigo não tiver hóspede, a barra usa o número de reserva disponível. Se ele também faltar, a barra visível fica sem legenda, mas seu nome acessível ainda contém o número do quarto e as datas. Novas estadias são criadas com um hóspede.
Visualização «Grade»
A grade é organizada como «quartos × dias»: cada linha corresponde a um quarto, cada coluna corresponde a um dia do calendário. A barra de uma estadia ocupa todas as suas noites.
- A cor da barra indica o estágio: amarela é «Reserva» — as noites estão reservadas, mas o hóspede ainda não fez check-in; verde é a chegada esperada para hoje; azul é o hóspede hospedado; roxa é o quarto ficando livre nesta manhã; e cinza é a estadia encerrada ou o quarto fora de operação. As legendas das cores se repetem abaixo da grade.
- Uma barra vermelha e a palavra «Não chegou» aparecem para uma situação registrada: ela se abre bem no horário de chegada esperado, se o check-in não foi registrado, e a barra fica vermelha quando o prazo de resposta de duas horas termina. O relógio do navegador não calcula essa marca.
- Uma borda inclinada à esquerda ou à direita indica a metade do dia de chegada ou saída.
O período não inclui a noite depois do dia de saída. Por isso o próximo hóspede pode fazer check-in no mesmo dia em que o anterior saiu, e as duas barras se encontram em uma célula sem se sobrepor.
A primeira linha, «Livre», mostra quantos quartos estão disponíveis em cada noite. Ocultar barras com um filtro não libera um quarto nem muda esse cálculo.
O dia de hoje é marcado por uma linha vertical, e os fins de semana têm um fundo neutro separado. A cor e a forma são reforçadas por texto e legendas acessíveis.
Trabalho na grade
Um ponto sobre uma barra ou linha representa um trabalho para aquele quarto naquele dia:
- um ponto azul representa uma limpeza;
- um ponto laranja representa um reparo, uma inspeção, uma reposição ou outra tarefa.
Se houver vários trabalhos em um dia, ainda assim há um único ponto, e a dica lista todos eles. Uma única tarefa real abre diretamente. Vários eventos, ou uma previsão sem tarefa criada, abrem a visualização do dia para que você escolha o registro certo.
No dia de saída planejado pode aparecer uma limpeza de saída esperada. É uma previsão: não pode ser atribuída e não afeta a prontidão. Depois que a saída de fato é confirmada, a previsão é substituída pela tarefa canônica de limpeza, sem adicionar um segundo ponto.
Visualização «Dia»
A visualização do dia começa com um resumo de «Ocupado» e «Livre». Abaixo, os eventos ficam agrupados, e os títulos de chegadas e saídas mostram a contagem deles:
- chegadas;
- saídas;
- check-outs confirmados;
- limpezas;
- outras tarefas.
Abra uma reserva, um quarto ou uma tarefa específica pela sua linha. Se uma saída foi confirmada por engano e já criou um ciclo de preparação, corrija isso pela limpeza canônica, não excluindo o registro do calendário.
Visualização «Mês»
A visualização do mês mostra um resumo por semanas. Cada dia mostra o número
de chegadas +N, o número de saídas −N e a proporção de quartos ocupados.
A matriz completa de quartos não é exibida nessa densidade. Toque em um dia
para abrir a visualização detalhada dele.
Filtros e link para a visualização selecionada
O conjunto de filtros depende da visualização atual:
- na grade, você pode mostrar ou ocultar separadamente estadias, limpezas e outras tarefas;
- na visualização de dia, estão disponíveis chegadas, saídas, check-outs confirmados, limpezas e outras tarefas. As opções só aparecem se houver mais de um tipo de evento naquele dia;
- a visão mensal não pode ser filtrada.
Os filtros mudam só a apresentação, não os dados. Ao trocar de visualização, as configurações dos filtros que ficam ocultos são mantidas. A visualização, a data e os filtros escolhidos ficam registrados no endereço da página. Um link copiado abre o mesmo contexto para um proprietário ou administrador, de acordo com a função atual dele.
O calendário sempre reúne todas as propriedades da organização. Os quartos são agrupados por propriedade, e a linha «Livre» é calculada para toda a organização.
Como abrir ou corrigir uma estadia
Toque em uma barra na grade ou em um registro no bloco «Estadias no período». Abre o formulário da estadia atual. Nele você pode registrar o check-in, escolher uma nova data de saída para prolongar a estadia com um toque, corrigir o horário de chegada ou confirmar a saída de fato. Um aviso sobre as datas não esconde a ação de confirmar a saída.
O processo de criar, cancelar, fazer check-in e encerrar uma estadia está descrito na instrução «Reservas e estadias». As regras de nome, telefone e lista de restrição estão no diretório de hóspedes.