Calendrier d'occupation
Comment lire l'occupation des chambres, distinguer une réservation d'un séjour réel, et utiliser les vues et les filtres.
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Sommaire
Le « Calendrier » est accessible au propriétaire et à l’administrateur. Il réunit deux axes indépendants : quelles nuits sont déjà occupées et quels travaux sont planifiés par chambre. Le calendrier ne détermine pas l’état de préparation d’une chambre et ne remplace pas la liste des tâches.
L’agent d’entretien ouvre la même adresse, mais voit une projection sûre différente : uniquement ses travaux qui lui sont assignés. Une instruction séparée lui est destinée : « Planning personnel et calendrier de travail ».
Appuyez sur le bouton affichant la période en cours et choisissez le jour souhaité dans le calendrier — le bouton « Aujourd’hui », au même endroit, revient au jour présent. Utilisez ensuite la vue « Jour », « Grille » ou « Mois ».
3–24 août
| Chambre | ||||||||||||||||||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Libres | 7 libres sur 9. Arrivée: 2, Départ: 0 | 6 libres sur 9. Arrivée: 1, Départ: 0 | 4 libres sur 9. Arrivée: 2, Départ: 0 | 3 libres sur 9. Arrivée: 2, Départ: 1 | 3 libres sur 9. Arrivée: 1, Départ: 1 | 4 libres sur 9. Arrivée: 0, Départ: 1 | 3 libres sur 9. Arrivée: 1, Départ: 0 | 5 libres sur 9. Arrivée: 0, Départ: 2 | 6 libres sur 9. Arrivée: 0, Départ: 1 | 7 libres sur 9. Arrivée: 0, Départ: 1 | 8 libres sur 9. Arrivée: 0, Départ: 1 | 7 libres sur 9. Arrivée: 1, Départ: 0 | 7 libres sur 9. Arrivée: 0, Départ: 0 | 7 libres sur 9. Arrivée: 0, Départ: 0 | 7 libres sur 9. Arrivée: 0, Départ: 0 | 8 libres sur 9. Arrivée: 0, Départ: 1 | 8 libres sur 9. Arrivée: 0, Départ: 0 | 8 libres sur 9. Arrivée: 0, Départ: 0 | 8 libres sur 9. Arrivée: 0, Départ: 0 | 9 libres sur 9. Arrivée: 0, Départ: 1 | 9 libres sur 9. Arrivée: 0, Départ: 0 | 9 libres sur 9. Arrivée: 0, Départ: 0 |
| Saryarka | ||||||||||||||||||||||
| A-1201 | ||||||||||||||||||||||
| A-1202 | ||||||||||||||||||||||
| A-1203 | ||||||||||||||||||||||
| A-1204 | ||||||||||||||||||||||
| A-1205 | ||||||||||||||||||||||
| A-1301 | ||||||||||||||||||||||
| A-1302 | ||||||||||||||||||||||
| Alatau | ||||||||||||||||||||||
| B-401 | ||||||||||||||||||||||
| B-402 | ||||||||||||||||||||||
Sur un écran étroit, la grille elle-même défile horizontalement. Les en-têtes et les autres commandes restent accessibles sans faire défiler toute la page.
Comment un séjour est désigné
Sur la barre, le nom du client apparaît en premier. Si la place manque, le nom complet, le statut, les dates et le numéro de réservation externe restent disponibles dans l’infobulle et le nom accessible. Le numéro de réservation sert à recouper avec un système externe, mais ne remplace pas le nom de la personne.
Si un ancien enregistrement n’a pas de client, la barre utilise le numéro de réservation disponible. S’il n’y en a pas non plus, la barre visible reste sans libellé, mais son nom accessible contient tout de même le numéro de chambre et les dates. Les nouveaux séjours sont créés avec un client.
Vue « Grille »
La grille est organisée en « chambres × jours » : une ligne correspond à une chambre, une colonne correspond à un jour calendaire. La barre d’un séjour occupe toutes ses nuits.
- La couleur de la barre indique l’étape : jaune pour « Prévu » — les nuits sont retenues, mais le client n’est pas encore installé ; vert quand l’arrivée est attendue aujourd’hui ; bleu quand le client réside ; violet quand la chambre se libère ce matin ; gris quand le séjour est terminé ou la chambre retirée de la vente. La signification des couleurs est répétée sous la grille.
- Une barre rouge et la mention « Non présenté » apparaissent pour une situation enregistrée : elle s’ouvre à l’heure d’arrivée attendue sans marque d’installation, et la barre devient rouge quand le délai de réponse de deux heures expire. L’horloge du navigateur ne calcule pas cette marque.
- Un bord gauche ou droit incliné représente la demi-journée d’arrivée ou de départ.
La période n’inclut pas la nuit qui suit le jour de départ. Le client suivant peut donc arriver le jour même du départ précédent, et les deux barres se rejoignent dans une même cellule sans se chevaucher.
La première ligne, « Libres », indique combien de chambres sont disponibles pour chaque nuit. Masquer des barres avec un filtre ne libère pas une chambre et ne change pas ce calcul.
Le jour présent est marqué par une ligne verticale, et les week-ends ont un fond neutre distinct. La couleur et la forme sont complétées par du texte et des libellés accessibles.
Travaux sur la grille
Un point sur une barre ou une ligne représente un travail pour cette chambre, ce jour-là :
- un point bleu représente un ménage ;
- un point orange représente une réparation, une inspection, un réapprovisionnement ou une autre tâche.
S’il y a plusieurs travaux en un jour, il n’y a toujours qu’un seul point, et l’infobulle les liste tous. Une tâche réelle unique s’ouvre directement. Plusieurs événements, ou une prévision sans tâche créée, ouvrent la vue du jour, où vous pouvez choisir l’entrée voulue.
Un ménage de départ attendu peut apparaître à la date de départ prévue. C’est une prévision : elle ne peut pas être assignée et n’affecte pas l’état de préparation. Une fois le départ réel confirmé, la prévision est remplacée par la tâche de ménage canonique sans ajouter de second point.
Vue « Jour »
La vue « Jour » commence par un résumé « Occupées » et « Libres ». Les événements sont ensuite regroupés, et les titres des arrivées et des départs affichent leur nombre :
- arrivées ;
- départs ;
- départs confirmés ;
- ménages ;
- autres tâches.
Ouvrez une réservation, une chambre ou une tâche précise depuis sa ligne. Si un départ a été confirmé par erreur et a déjà créé un cycle de préparation, corrigez-le via le ménage canonique plutôt qu’en supprimant l’entrée du calendrier.
Vue « Mois »
La vue « Mois » offre un aperçu par semaine. Chaque jour affiche le nombre
d’arrivées +N, le nombre de départs −N et la proportion de chambres
occupées. La matrice complète des chambres n’est pas affichée à cette densité.
Choisissez un jour pour ouvrir sa vue détaillée.
Filtres et lien vers une vue sélectionnée
L’ensemble des filtres dépend de la vue actuelle :
- dans la grille, vous pouvez afficher ou masquer séparément les séjours, les ménages et les autres tâches ;
- dans la vue jour, les arrivées, les départs, les départs confirmés, les ménages et les autres tâches sont disponibles. Les interrupteurs n’apparaissent que si ce jour compte plus d’un type d’événement ;
- l’aperçu mensuel ne peut pas être filtré.
Les filtres ne changent que l’affichage, jamais les données. Lors du passage d’une vue à l’autre, les réglages des filtres actuellement masqués sont conservés. La vue, la date et les filtres sélectionnés sont enregistrés dans l’adresse de la page. Un lien copié ouvre le même contexte pour un propriétaire ou un administrateur, selon son rôle actuel.
Le calendrier réunit toujours tous les établissements de l’organisation. Les chambres sont regroupées par établissement, et la ligne « Libres » est calculée pour l’ensemble de l’organisation.
Comment ouvrir ou corriger un séjour
Appuyez sur une barre dans la grille ou sur une entrée du bloc « Séjours de la période ». Le formulaire du séjour actuel s’ouvre. Vous pouvez y enregistrer l’installation, choisir en un geste une nouvelle date de départ pour prolonger le séjour, corriger l’heure d’arrivée ou confirmer le départ réel. Un avertissement sur les dates ne masque pas la confirmation du départ.
L’ordre de création, d’annulation, d’installation et de clôture est décrit dans l’instruction « Séjours et calendrier ». Les règles concernant le nom, le téléphone et la liste noire se trouvent dans l’annuaire des clients.