Os seis estados de um quarto de hotel, e por que a prontidão nunca é alterada manualmente
O que significa cada estado do quarto, por que a prontidão não pode ser alterada manualmente e o que fazer com um quarto bloqueado.
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Sumário
A prontidão de um quarto responde a uma única pergunta: é possível hospedar o próximo hóspede nesse quarto?
A prontidão não é alterada manualmente
O sistema não tem uma caixa de seleção «quarto pronto». A prontidão é derivada do trabalho feito no quarto: da limpeza do último ciclo e da existência ou não de trabalho não resolvido que impeça o check-in.
Isso é proposital. Uma caixa de seleção pode ser marcada por engano ou por boa intenção — «já vão terminar». Um estado derivado não permite isso.
Seis estados
Um quarto sempre mostra exatamente um estado. A primeira regra que se encaixar, na tabela abaixo, é a que vale:
| Estado | O que significa |
|---|---|
| Bloqueado | há trabalho não resolvido impedindo o check-in |
| Saída não confirmada | ainda não houve um ciclo, ou o último ciclo foi invalidado |
| Aguardando limpeza | a limpeza principal está disponível ou agendada; a atribuição por si só não significa que o trabalho começou |
| Em limpeza | foi registrado um fato explícito de início (de uma versão anterior do aplicativo); a escala e a atribuição nunca criam esse estado |
| Aguardando revisão | a limpeza foi entregue, mas um administrador ainda não a aceitou |
| Pronto | a limpeza foi aceita e nada está bloqueando |
Por isso um quarto nunca fica «Aguardando limpeza» e «Bloqueado» ao mesmo tempo. Se algo estiver bloqueando, você verá «Bloqueado», e isso está correto: o bloqueio tem prioridade.
«Aguardando limpeza» não significa que já foi escolhido um funcionário: o estado do quarto indica que a tarefa existe. Verifique a própria tarefa ou a fila para ver quem está atribuído.
Como isso aparece
Ocupado
Ocupado
Abra o cartão do quarto para ver a lista exata do que está bloqueando.
O quarto está limpo, mas bloqueado
Isso acontece com frequência e não é um erro. A limpeza foi aceita, mas a torneira do quarto não funciona. O quarto está limpo, mas não é possível hospedar ninguém nele.
Um bloqueio pode ser removido de uma destas formas:
- um administrador aceita o resultado do trabalho bloqueador;
- um administrador ou proprietário conclui pessoalmente uma inspeção, reposição ou outro trabalho bloqueador que não exige revisão separada;
- um administrador reclassifica o trabalho como equivocado ou não bloqueador, informando um motivo;
- o trabalho é identificado como duplicata de outro; nesse caso, quem determina o resultado é o estado da tarefa principal.
Simplesmente cancelar o trabalho bloqueador não é suficiente. O cancelamento não significa que o defeito foi consertado.
A limpeza foi entregue — o quarto ainda não está pronto
Quando um auxiliar de limpeza toca em «Pronto», o quarto passa para «Aguardando revisão», não para «Pronto».
Ele fica pronto quando um administrador aceita a limpeza e não resta trabalho bloqueador no quarto.
Um ciclo concluído permanece válido até a próxima saída
Depois que a limpeza principal é aceita, o ciclo continua concluído até a próxima saída de fato. Nesse ponto, o quarto normalmente está pronto. Mas um trabalho bloqueador novo ou reaberto e não resolvido o leva imediatamente para «Bloqueado». Depois que esse trabalho for resolvido, o mesmo ciclo já concluído volta a permitir o estado «Pronto»; não é preciso uma nova saída para isso.
Uma reserva, um check-in registrado e os dados do hóspede não mudam a prontidão: eles descrevem a estadia, enquanto a prontidão é derivada apenas do ciclo de preparação e do trabalho bloqueador.
Ocupação é um valor separado
A prontidão responde «é possível destinar este quarto?». A ocupação mostra se uma estadia está reservando o quarto na data selecionada. O estado da própria estadia esclarece à parte se ainda é uma reserva ou se o hóspede já fez check-in. São valores diferentes, e a ocupação não é um sétimo estado de prontidão.
Uma reserva reserva as noites do mesmo jeito que uma estadia depois do check-in. Tocar em «Fazer check-in» não libera nem reserva as noites de novo. Um quarto também pode estar ocupado e bloqueado ao mesmo tempo, por exemplo quando um hóspede está hospedado e a torneira não funciona.
A ocupação aparece onde é necessária:
- no cartão do quarto — no título do cartão, ao lado do número do quarto («Ocupado», «Livre», «Check-out», «Check-in» ou «Check-in e check-out»), e no campo «Estadia» com as datas do período; quando não há estadia, aparece um traço, e o campo continua no lugar para que os cartões não mudem de altura;
- no Calendário, em uma grade responsiva de quartos e dias (veja o Calendário de ocupação).
Quando um quarto está livre, o cartão mostra o próximo período. Isso responde à pergunta «quando ele estará ocupado de novo?».
Página do quarto
Toque em um cartão na lista para abrir o mesmo cartão por completo. As duas primeiras linhas de campos continuam nas mesmas posições, seguidas por tudo que não cabia na lista.
Ocupado
O que foi adicionado:
- Hóspede — o nome, o link para o diretório e o telefone só ficam disponíveis aqui para o proprietário e os administradores;
- Limpeza — o ritmo de limpezas dessa estadia e a preferência de horário do hóspede, se houver uma definida;
- Observação — uma nota permanente sobre o quarto;
- o que está bloqueando o quarto — uma lista de trabalhos com um link para cada um;
- ações disponíveis na parte de baixo do cartão: dependendo do estado, é possível confirmar a saída, abrir a limpeza atual ou criar uma tarefa.
O administrador ou o proprietário não edita a estadia diretamente aqui. As datas e a seção «Limpeza» abrem o formulário dessa estadia no calendário. Existe um único formulário, e um único conjunto de regras de ocupação do quarto (veja Reservas e estadias).
A propriedade não é impressa entre os campos: ela fica no círculo no canto inferior direito do cartão. Passe o cursor ou leve o foco até o círculo para ver o nome completo.
Como o administrador encontra os quartos certos
A seção «Quartos» está disponível para administradores e proprietários. O auxiliar de limpeza e o técnico veem o quarto certo e o estado dele no contexto do trabalho atribuído pessoalmente a eles, mas não usam o diretório administrativo de quartos.
Um funcionário só recebe o nome do hóspede na sua tarefa atual, atribuída pessoalmente a ele. Para relatar um novo problema, usa-se um diretório mínimo separado, que contém só a propriedade e o número do quarto, sem o hóspede, a estadia, a observação, a prontidão ou tarefas de outras pessoas.
Abra «Quartos». No topo há um filtro «Prontidão»:
- Bloqueados — por onde o administrador deve começar o dia;
- Aguardando limpeza — o que precisa ser distribuído;
- Em limpeza — onde a limpeza já começou;
- Aguardando revisão — o que aguarda sua decisão;
- Prontos — o que pode ser destinado.
Ao lado há uma busca por quarto, propriedade ou observação.
Acima da tabela ficam os números do dia, e «Livre», entre eles, é tanto um número quanto um filtro: toque nele e só restam na tabela os quartos não ocupados; toque de novo e os demais voltam. Ele se soma ao filtro «Prontidão» e à busca, em vez de substituí-los. Considera-se livre um quarto em que ninguém está morando agora — inclusive um bloqueado ou aguardando limpeza: ocupação e prontidão continuam sendo valores separados.
Próximo: Atenção e sinais externos.