Annuaire des établissements et des chambres

L’annuaire est la liste de vos établissements et de leurs chambres. Il n’est accessible qu’au propriétaire et vit sur une page séparée, « Établissements », dans le menu latéral.

Tout le reste du système s’appuie sur lui : chaque employé actif appartient à tous les établissements de l’organisation, chaque tâche appartient à un établissement, et le travail dans une chambre précise appartient aussi à cette chambre. Les écrans de synthèse réunissent les établissements ; le rôle et le lien avec une tâche continuent de limiter les données.

Établissement

Un établissement est un hôtel, une maison ou un complexe d’appartements. Il a un nom — celui qu’on utilise pour en parler.

1. Ouvrez « Établissements » dans le menu latéral.
2. Appuyez sur « Ajouter un établissement ».
3. Saisissez un nom.
4. Enregistrez.

Les employés verront ce nom dans les cartes de leurs tâches et dans les listes communes à l’organisation. Écrivez le nom tel qu’on le prononce : « Maison d’hôtes Alatau », pas « MH-1 ».

Vous pouvez modifier le nom plus tard avec « Modifier l’établissement ».

Chambres

Une chambre est un espace que l’on nettoie et prépare pour une arrivée.

Le propriétaire et l’administrateur voient ces cartes dans la liste de travail « Chambres ».

204MD

Occupé

État de préparation

Ménage en cours

Séjour

1–9 août 2026

Assigné

ADAgent d'entretien démo

1. Choisissez un établissement sur la page « Établissements ».
2. Appuyez sur « Ajouter une chambre ».
3. Saisissez le numéro ou le nom de la chambre.
4. Ajoutez une brève note si nécessaire.
5. Enregistrez.

Une fois la chambre créée, le formulaire reste ouvert et affiche les chambres déjà ajoutées. Cela permet de saisir tout un établissement d’affilée ; une fois terminé, appuyez sur « Terminé ».

Comment nommer les chambres

Le nom d’une chambre s’affiche dans le coin de chaque carte — c’est la première chose que remarque un agent d’entretien en parcourant un couloir. Ainsi :

• écrivez ce qui est marqué sur la porte : 204, pas Chambre 204 ;
• gardez une longueur homogène : si vos chambres vont de 101 à 412, n’ajoutez pas 7 ;
• n’insérez pas d’explications dans le nom ; la note séparée est faite pour cela.

Note

Une note permanente et facultative sur la chambre. Elle s’affiche sur la carte séparément du nom et convient aux informations nécessaires au travail quotidien.

N’y consignez pas de missions ponctuelles ou de problèmes. Créez une tâche pour ceux-ci, afin de conserver l’assigné, l’échéance et l’historique d’exécution.

Ménage pendant le séjour

Si des clients séjournent longtemps, la chambre est nettoyée pas seulement après le départ. Le champ « Ménage pendant le séjour » définit tous les combien de jours cela se fait. Pour un nouvel établissement, la valeur par défaut est 3 : le système place un ménage tous les trois jours de séjour. Le décompte ne commence qu’à partir du jour opérationnel de l’arrivée réelle. Avant cela, le système peut préparer des cartes stables « Planifiées », sans les rendre réalisables. Si l’arrivée réelle est enregistrée en dehors des dates prévues, le rythme reste en pause jusqu’à la correction de la période.

Ne videz ce champ que si le ménage pendant le séjour n’est délibérément pas nécessaire pour cet établissement.

Le ménage n’est jamais placé le jour de l’arrivée — la chambre vient d’être préparée — ni jamais le jour du départ : celui-ci a son propre ménage de départ. Pour un séjour précis, l’intervalle peut être modifié ou désactivé sans toucher à l’établissement.

Modifier l’intervalle de l’établissement recalcule tous les séjours actifs qui utilisent le mode « Standard ». Cela prend généralement quelques secondes. Les dates éloignées apparaissent comme des tâches « Planifiées ». Pour aujourd’hui et les deux prochains jours opérationnels, elles ne deviennent « À faire » qu’après l’enregistrement d’une arrivée réelle avec des dates cohérentes ; un calendrier défini manuellement pour un séjour précis ne change pas.

Ce que l’annuaire ne fait pas

• Il ne supprime pas les chambres. Un espace qui a un historique de travail reste : sinon les tâches passées perdraient leur point de référence.
• Il ne remplace pas un système de réservation. ATQAR conserve les séjours opérationnels et le client principal lié, avec un jeu de données limité : nom, téléphone, note et avertissement de liste noire. Le prix, le nombre de clients, les documents, l’adresse, l’e-mail et la correspondance n’entrent pas dans ce périmètre. Voir Séjours et calendrier et Clients.
• Il ne définit pas l’état de préparation. L’état de préparation est déduit des travaux — voir Chambres et état de préparation.

Si l’annuaire a changé pendant que vous le modifiiez

Cela arrive quand deux personnes modifient le même établissement en même temps. Le système indique que l’annuaire a déjà changé et n’écrase pas silencieusement la modification d’autrui.

Rouvrez l’enregistrement, consultez la valeur actuelle et apportez votre modification par-dessus.

Ordre des opérations pour un nouvel établissement

1. Créez l’établissement.
2. Saisissez toutes les chambres et vérifiez que leurs noms correspondent aux plaques sur les portes.
3. Vérifiez les règles de ménage pendant le séjour.
4. Vérifiez les rôles des employés : le nouvel établissement apparaîtra automatiquement pour toute l’équipe active (voir Employés et rôles).
5. Confirmez le premier départ — c’est lui qui déclenchera le premier cycle de préparation.

L’annuaire complet, l’état de préparation, les notes et les séjours sont accessibles au propriétaire et aux administrateurs. Pour signaler un problème, l’agent d’entretien ou le technicien choisit une chambre dans une liste minimale séparée : uniquement l’établissement et la chambre, sans client, séjour, note, état de préparation ni tâches d’autrui.

Suite : Employés et rôles.