Employés et rôles

La rubrique « Personnel » est accessible au propriétaire. C’est ici que l’on crée les comptes et que l’on décide qui voit quoi.

• Administrateur démo@demo.admin·Administrateur
• Agent d'entretien démo@demo.housekeeper·Agent d'entretien
• Technicien démo@demo.technician·TechnicienDésactivé

Créer un employé

1. Ouvrez « Personnel » et appuyez sur « Ajouter un employé ».
2. Saisissez le prénom et le nom — les collègues les verront dans les tâches.
3. Vérifiez l’identifiant court que le système a composé à partir du nom.
4. Choisissez un rôle.
5. Vérifiez le mot de passe proposé par le système et appuyez sur « Créer le compte ».

Une fois le compte créé, le système affiche une dernière fois l’identifiant et le mot de passe. Appuyez sur « Copier » pour récupérer les deux valeurs d’un coup, ou sur « Copier l’identifiant » et « Copier le mot de passe » séparément — puis transmettez-les à l’employé.

Transmettez ces informations en personne ou par message privé. Ne les envoyez pas dans un salon de discussion commun et ne les écrivez pas sur un papier qui resterait à l’accueil.

Rôles

Rôle	Ce qu’il permet
Agent d’entretien	réalise le travail qui lui est assigné personnellement ; voit une prévision sûre des ménages de départ pour aujourd’hui et demain
Technicien	réalise les travaux opérationnels qui lui sont assignés personnellement
Administrateur	gère les travaux des établissements et peut aussi réaliser le travail qui lui est assigné personnellement
Propriétaire	tout ce qui précède, plus les employés, les rôles et la page « Établissements »

Un rôle est un ensemble de droits, pas un poste ni une preuve de compétence. Tout type de travail opérationnel sauf le ménage peut être assigné personnellement à n’importe quel employé actif. Le ménage de départ et le ménage planifié ne sont assignés qu’à un agent d’entretien actif dont le service en cours couvre exactement le créneau de 60 minutes du ménage. Le rôle continue de déterminer ce que l’employé peut administrer et quelles données non assignées ou d’équipe il peut consulter.

N’attribuez pas le rôle d’administrateur « au cas où ». Le ménage et la réparation nécessitent un contrôle indépendant par un autre administrateur ou le propriétaire ; personne ne peut contrôler son propre résultat. La seule exception concerne une organisation qui ne compte actuellement personne d’autre habilité à effectuer le contrôle : l’exécutant accepte alors lui-même son résultat, et le système enregistre de façon permanente dans l’historique d’acceptation que celle-ci a suivi cette exception.

Les établissements sont accessibles à toute l’équipe

Chaque employé actif a automatiquement accès à tous les établissements actuels et futurs de son organisation. Il n’existe pas de liste d’accès distincte dans la carte de l’employé.

Les pages de synthèse affichent immédiatement tous les établissements accessibles. Le choix d’un établissement précis ne subsiste que dans les formulaires où un enregistrement doit appartenir à un seul lieu, et ce choix ne modifie pas les droits d’accès. Le rôle et le lien avec une tâche continuent de déterminer ce que voit une personne : l’agent d’entretien et le technicien n’obtiennent pas accès aux tâches d’autrui, aux cartes complètes de chambres, aux séjours, aux clients ou aux médias. Si une personne ne peut pas être choisie comme assignée, vérifiez si son compte est actif.

Le système préserve la couverture administrative de toute l’organisation : il doit rester un propriétaire actif, et la couverture administrative doit compter au moins un propriétaire ou administrateur actif.

Réinitialiser un mot de passe

Si un employé a oublié son mot de passe, ouvrez sa carte et appuyez sur « Réinitialiser le mot de passe ». Définissez-en un nouveau et transmettez-le en personne. Le mot de passe est immédiatement utilisable ; aucun changement n’est obligatoire après la connexion. Les sessions existantes, les méthodes de connexion sans mot de passe et les abonnements Push seront révoqués, et la connexion Telegram sera désactivée.

Ne créez pas un second compte pour remplacer l’ancien. Un nouvel enregistrement rompt le lien avec l’historique de travail : les informations sur qui a fait quoi restent sur l’ancien enregistrement, tandis que la personne sera considérée comme un nouvel employé.

Modifier un rôle

Ouvrez la carte et appuyez sur « Modifier le rôle ». Changez un rôle lorsque les responsabilités changent, pas pour autoriser une action ponctuelle. La modification est automatiquement consignée dans le journal.

Le changement de rôle met fin aux sessions actives et supprime les méthodes de connexion sans mot de passe. L’employé se reconnecte ensuite avec ses nouveaux droits.

Le système ne permettra pas de modifier le rôle du dernier propriétaire actif ni de supprimer la dernière couverture administrative de l’organisation. Désignez d’abord un successeur.

Ce qu’il advient du travail en cours

Un changement de rôle ne retire pas les assignations opérationnelles : tout type de travail sauf le ménage peut être réalisé par n’importe quel rôle actif. Le ménage retourne dans la file de répartition, car seul un agent d’entretien actif peut détenir un plan de ménage. Le changement libère aussi les affectations administratives et les droits que le nouveau rôle ne peut plus détenir.

La désactivation retire toutes les assignations actives lors de la même opération :

• un travail planifié ou non commencé reste inachevé et attend un nouvel assigné éligible ;
• un travail commencé est bloqué et attend la file administrative ; après résolution, il revient à « À faire » ;
• un travail déjà bloqué conserve son motif d’origine, mais attend désormais la file administrative ;
• un résultat en contrôle reste en contrôle auprès des administrateurs.

Il n’est pas nécessaire de vider manuellement les assignations avant la désactivation, mais vérifiez ensuite impérativement la file de répartition et les blocages.

Lors d’un départ

1. Ouvrez la carte de l’employé.
2. Appuyez sur « Désactiver le compte ».
3. Confirmez l’action dans la fenêtre qui s’ouvre : il n’y a rien à saisir.

Un employé désactivé ne peut plus se connecter, mais reste dans l’historique : ses travaux, résultats et acceptations passés sont conservés. C’est précisément la raison de désactiver plutôt que de supprimer.

La désactivation met fin aux sessions actives et déconnecte Telegram. Le système retire aussi les assignations actives selon les règles ci-dessus. Il est impossible de désactiver le dernier propriétaire actif, ni un employé dont le retrait laisserait l’organisation sans couverture administrative.

Si la personne revient, utilisez « Réactiver le compte ». L’historique précédent est resté lié à elle pendant tout ce temps. La restauration ne rétablit ni les assignations précédentes ni Telegram : vérifiez le rôle, répartissez le travail actuel et, si nécessaire, créez une nouvelle invitation Telegram.

Telegram pour un employé

Depuis la page de l’employé, vous pouvez créer une invitation valable 5 minutes — un lien grâce auquel il connectera lui-même Telegram, depuis son propre téléphone.

Transmettez-lui ce lien. Ne l’ouvrez pas sur votre propre téléphone : les notifications de l’employé vous parviendraient alors à vous.

En lien : Annuaire des établissements et des chambres.