Personal y roles

La sección «Personal» está disponible para el propietario. Aquí se crean las cuentas y se decide quién ve qué.

• Administrador de demostración@demo.admin·Administrador
• Personal de limpieza de demostración@demo.housekeeper·Personal de limpieza
• Técnico de demostración@demo.technician·TécnicoDesactivado

Dar de alta a un empleado

1. Abra «Personal» y toque «Agregar empleado».
2. Escriba el nombre y el apellido: sus compañeros los verán en las tareas.
3. Revise el nombre de usuario breve que el sistema generó a partir del nombre.
4. Elija un rol.
5. Revise la contraseña que propone el sistema y toque «Crear cuenta».

Después de crearla, el sistema mostrará una vez más el nombre de usuario y la contraseña. Toque «Copiar» para tomar los dos valores a la vez, o «Copiar nombre de usuario» y «Copiar contraseña» por separado, y entrégueselos al empleado.

Entregue los datos en persona o en un mensaje privado. No los envíe a un chat grupal ni los escriba en un papel que quede en el mostrador.

Roles

Rol	Qué permite
Personal de limpieza	realiza los trabajos asignados personalmente; ve un pronóstico seguro de limpiezas de salida para hoy y mañana
Técnico	realiza los trabajos operativos asignados personalmente
Administrador	gestiona los trabajos de las propiedades y puede realizar los trabajos que se le asignen personalmente
Propietario	todo lo anterior, además de personal, roles y la página «Propiedades»

El rol es un conjunto de permisos, no un puesto ni una acreditación de habilidades. Cualquier trabajo operativo, salvo la limpieza, se puede asignar personalmente a cualquier empleado activo. La limpieza de salida y la limpieza programada solo se asignan a un empleado de limpieza activo cuyo turno actual cubra el intervalo exacto de 60 minutos de la limpieza. El rol sigue determinando las acciones administrativas y el acceso a los datos sin asignar o de todo el equipo.

No otorgue el rol de administrador «por si acaso». La limpieza y la reparación las revisa otro administrador o el propietario; no se puede aceptar el propio resultado. La única excepción es cuando, en ese momento, no hay en la organización nadie más con derecho a revisar: entonces el ejecutor acepta su propio resultado, y el sistema registra para siempre en el historial de revisión que se aplicó esta excepción.

Las propiedades están disponibles para todo el equipo

Cada empleado activo tiene acceso automático a todas las propiedades actuales y futuras de su organización. No existe una lista aparte de accesos en la ficha del empleado.

Las pantallas generales muestran de inmediato todas las propiedades disponibles. Elegir una propiedad concreta solo se necesita en los formularios donde el registro debe pertenecer a un solo lugar, y no cambia los permisos de acceso. El rol y el vínculo con la tarea siguen determinando lo que una persona ve: el personal de limpieza y el técnico no reciben tareas ajenas, fichas completas de habitaciones, estancias, huéspedes ni archivos multimedia. Si no se puede elegir a una persona como asignado, compruebe si su cuenta está activa.

El sistema mantiene la cobertura administrativa de toda la organización: debe quedar un propietario activo, y la cobertura administrativa debe mantener al menos un propietario o administrador activo.

Restablecer una contraseña

Si un empleado olvidó su contraseña, abra su ficha y toque «Restablecer contraseña». Defina una nueva y entréguesela en persona. La contraseña queda lista de inmediato para iniciar sesión; no es obligatorio cambiarla después de entrar. Las sesiones existentes, los métodos de acceso sin contraseña y las suscripciones push se revocarán, y la conexión de Telegram se desactivará.

No cree una segunda cuenta en lugar de la anterior. Con una cuenta nueva se pierde el vínculo con el historial de trabajo: quién hizo qué quedará en el registro anterior, y la persona figurará como alguien nuevo.

Cambiar el rol

Abra la ficha y toque «Cambiar rol». Cambie el rol cuando cambien las responsabilidades, no para dar un permiso puntual. El cambio queda registrado automáticamente en el historial.

Después de cambiar el rol, las sesiones activas terminan y se eliminan los métodos de acceso sin contraseña. El empleado vuelve a iniciar sesión ya con los nuevos permisos.

El sistema no permitirá cambiar el rol del último propietario activo ni retirar la última cobertura administrativa de la organización. Asigne primero un sucesor.

Qué ocurre con el trabajo actual

Cambiar el rol no retira las asignaciones operativas: cualquier trabajo, salvo la limpieza, lo puede realizar cualquier empleado activo. La limpieza vuelve a la cola de distribución: el plan de limpieza solo puede pertenecer a un empleado de limpieza activo. Además, se liberan las asignaciones administrativas y los permisos que el nuevo rol ya no tiene.

La desactivación retira todas las asignaciones activas en la misma operación:

• el trabajo programado o no iniciado permanece sin terminar y espera un nuevo asignado apto;
• el trabajo iniciado se bloquea y espera la cola administrativa, y tras la decisión volverá a «Por hacer»;
• el trabajo ya bloqueado conserva el motivo original, pero ahora espera la cola administrativa;
• el resultado en revisión permanece en revisión para los administradores.

Antes de la desactivación no hace falta limpiar manualmente las asignaciones, pero después conviene revisar la cola de distribución y los bloqueos.

Cuando alguien deja el trabajo

1. Abra la ficha del empleado.
2. Toque «Desactivar cuenta».
3. Confirme la acción en la ventana que se abre: no hace falta escribir el nombre de usuario.

Un empleado desactivado no puede iniciar sesión, pero permanece en el historial: sus trabajos, resultados y revisiones anteriores no desaparecen. Esa es la razón para desactivar y no para eliminar.

La desactivación cierra las sesiones activas y desconecta Telegram. El sistema también retira las asignaciones activas según las reglas anteriores. No se puede desactivar al último propietario activo, ni a un empleado sin el cual la organización se quedaría sin cobertura administrativa.

Si la persona regresa, use «Restaurar cuenta». El historial anterior permanece vinculado a ella todo este tiempo. La restauración no devuelve las asignaciones anteriores ni Telegram: revise el rol, distribuya el trabajo actual y, si hace falta, cree una nueva invitación de Telegram.

Telegram para un empleado

Desde la página del empleado se puede crear una invitación por 5 minutos: un enlace con el que él mismo conectará Telegram, desde su propio teléfono.

Entréguele el enlace. No lo abra en su propio teléfono: en ese caso las notificaciones del empleado le llegarán a usted.

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