Funcionários e funções

A seção «Funcionários» está disponível para o proprietário. É aqui que se criam contas e se decide quem vê o quê.

• Administrador demo@demo.admin·Administrador
• Auxiliar de limpeza demo@demo.housekeeper·Auxiliar de limpeza
• Técnico demo@demo.technician·TécnicoDesativado

Cadastrar um funcionário

1. Abra «Funcionários» e toque em «Adicionar funcionário».
2. Digite o nome e o sobrenome — os colegas verão isso nas tarefas.
3. Confira o login curto que o sistema montou a partir do nome.
4. Escolha a função.
5. Confira a senha sugerida pelo sistema e toque em «Criar conta».

Depois de criada, o sistema mostra o login e a senha mais uma vez. Toque em «Copiar» para pegar os dois valores de uma vez, ou «Copiar login» e «Copiar senha» separadamente — e repasse-os ao funcionário.

Repasse os dados pessoalmente ou em uma mensagem privada. Não os envie em um chat de grupo nem escreva em um papel que vai ficar largado no balcão.

Funções

Função	O que permite
Auxiliar de limpeza	executa trabalhos atribuídos pessoalmente a ele; vê uma previsão segura de limpezas de saída para hoje e amanhã
Técnico	executa trabalhos operacionais atribuídos pessoalmente a ele
Administrador	conduz o trabalho das propriedades e também pode executar trabalhos atribuídos pessoalmente a ele
Proprietário	tudo isso, além de funcionários, funções e a página «Propriedades»

Uma função é um conjunto de permissões, não um cargo nem um atestado de habilidade. Qualquer tipo de trabalho operacional, exceto limpeza, pode ser atribuído pessoalmente a qualquer funcionário ativo. A limpeza de saída e a limpeza programada vão apenas para um auxiliar de limpeza ativo cujo plantão atual cubra o intervalo exato de 60 minutos da limpeza. A função continua determinando as ações administrativas e o acesso a dados não atribuídos ou de equipe.

Não conceda a função de administrador «por via das dúvidas». Limpeza e reparo exigem revisão independente de outro administrador ou proprietário; ninguém pode revisar o próprio resultado. A única exceção é quando não há ninguém mais na organização apto a revisar naquele momento: nesse caso, a pessoa atribuída aceita o próprio resultado, e o sistema registra para sempre no histórico de aceite que ele seguiu essa exceção.

As propriedades ficam acessíveis a toda a equipe

Todo funcionário ativo tem acesso automático a todas as propriedades atuais e futuras da sua organização. Não existe uma lista de acessos separada no cartão do funcionário.

As telas de visão geral já mostram todas as propriedades disponíveis. A escolha de uma propriedade específica só acontece nos formulários em que um registro precisa pertencer a um único lugar, e essa escolha não muda os direitos de acesso. A função e o vínculo com a tarefa continuam determinando o que a pessoa vê: o auxiliar de limpeza e o técnico não recebem acesso a tarefas, cartões completos de quartos, estadias, hóspedes ou mídia de outras pessoas. Se uma pessoa não puder ser atribuída, verifique se a conta dela está ativa.

O sistema preserva a cobertura administrativa de toda a organização: deve sempre restar um proprietário ativo, e a cobertura administrativa precisa de ao menos um proprietário ou administrador ativo.

Redefinir a senha

Se um funcionário esqueceu a senha, abra o cartão dele e toque em «Redefinir senha». Defina uma nova e repasse-a pessoalmente. A senha já está pronta para uso; não é preciso trocá-la depois do login. As sessões existentes, os métodos de acesso sem senha e as inscrições de Push serão revogados, e a conexão do Telegram será desativada.

Não crie uma segunda conta no lugar da antiga. Com um novo registro, a ligação com o histórico de trabalho se perde: quem fez o quê fica registrado na conta antiga, e a pessoa passa a ser tratada como um novo funcionário.

Alterar a função

Abra o cartão e toque em «Alterar função». Mude a função quando as responsabilidades mudarem, não para permitir uma ação pontual. A alteração é registrada automaticamente no registro de ações.

Depois da troca de função, as sessões ativas são encerradas e os métodos de acesso sem senha são removidos. O funcionário entra de novo já com as novas permissões.

O sistema não permite trocar a função do último proprietário ativo nem remover a última cobertura administrativa da organização. Designe um sucessor primeiro.

O que acontece com o trabalho atual

Uma troca de função não remove as atribuições operacionais: qualquer tipo de trabalho, exceto limpeza, pode ser executado por qualquer função ativa. A limpeza volta para a fila de distribuição, porque só um auxiliar de limpeza ativo pode ter um plano de limpeza. A troca também libera vínculos e permissões administrativas que a nova função não pode manter.

A desativação remove todas as atribuições ativas na mesma operação:

• o trabalho agendado ou não iniciado permanece incompleto e aguarda ser atribuído a alguém elegível;
• o trabalho já iniciado é bloqueado e aguarda a fila administrativa, e depois da decisão volta para «Pronta para fazer»;
• o trabalho já bloqueado mantém o motivo original, mas agora aguarda a fila administrativa;
• um resultado em revisão continua em revisão com os administradores.

Não é preciso limpar as atribuições manualmente antes da desativação, mas depois dela verifique obrigatoriamente a fila administrativa e os bloqueios.

Quando um funcionário sai

1. Abra o cartão do funcionário.
2. Toque em «Desativar conta».
3. Confirme a ação na janela que se abre: não é preciso digitar o login.

Um funcionário desativado não consegue entrar, mas continua no histórico: seus trabalhos, resultados e aceites anteriores não desaparecem. É por isso que se desativa, em vez de excluir.

A desativação encerra as sessões ativas e desconecta o Telegram. O sistema também remove as atribuições ativas seguindo as regras acima. Não é possível desativar o último proprietário ativo, nem um funcionário cuja remoção deixaria a organização sem cobertura administrativa.

Se a pessoa voltar, use «Restaurar conta». O histórico anterior continua vinculado a ela o tempo todo. A restauração não devolve as atribuições anteriores nem o Telegram: verifique a função, distribua o trabalho atual e, se for preciso, crie um novo convite do Telegram.

Telegram para o funcionário

Na página do funcionário, é possível criar um convite por 5 minutos — um link pelo qual ele mesmo conecta o Telegram, do próprio celular.

Repasse o link a ele. Não abra o link no seu próprio celular, ou as notificações do funcionário passarão a chegar para você.

Relacionado: Diretório de propriedades e quartos.