Ciclo di preparazione e correzione degli errori
Cos'è il ciclo di preparazione di una camera, dove vedere i check-out della giornata e come correggere un check-out confermato per errore.
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Questa pagina riguarda la parte più delicata del lavoro dell’amministratore. Qui si corregge ciò che è già stato registrato.
Cos’è il ciclo di preparazione
Ogni check-out confermato apre un ciclo di preparazione della camera. Il ciclo termina quando l’amministratore accetta la sua pulizia canonica dopo il check-out. Altri lavori bloccanti non risolti possono lasciare la camera bloccata anche dopo la conclusione del ciclo.
Il ciclo ha:
- la data e l’orario effettivo del check-out;
- la pulizia principale — quella su cui si calcola lo stato di preparazione;
- uno stato;
- talvolta un riferimento esterno — ad esempio, il numero di prenotazione in un altro sistema.
Lo stato di preparazione della camera è derivato dall’ultimo ciclo. È proprio per questo che non può essere commutato manualmente — vedere Camere e stato di preparazione.
Nella sezione «Camere», un ciclo attivo con la pulizia principale assegnata e non ancora inviata in verifica resta in attesa di pulizia:
Occupata
Come trovare il check-out desiderato
Aprire il «Calendario», passare alla vista «Giorno» e scegliere la data. Lì sono raccolti gli arrivi, i check-out, le pulizie e gli altri lavori di quel giorno.
Nella riga di un check-out confermato è visibile:
- il check-out effettivo — quando l’ospite ha lasciato la camera;
- chi lo ha confermato;
- un’indicazione se il record è già stato corretto come errato o duplicato.
Premere la riga: si aprirà la pulizia principale. Se per il ciclo è disponibile una correzione, si trova nel menu «Altro» accanto alle azioni della scheda — voce «Correggi i dati del check-out». Il record non viene modificato retroattivamente: la correzione diventa un evento separato nella cronologia dell’attività e della camera.
Correggere i dati del ciclo
Nel Calendario, aprire il check-out confermato: il sistema passerà alla pulizia principale di quel ciclo. Aprire il menu «Altro» e selezionare «Correggi i dati del check-out», quindi scegliere «Correggi i dati». Ci si può arrivare anche dalla scheda della camera: aprire la pulizia principale nell’elenco delle attività recenti.
Si può correggere:
| Cosa | Quando serve |
|---|---|
| La camera corretta | il check-out è stato registrato sulla camera sbagliata |
| L’orario corretto del check-out | è stato indicato l’orario sbagliato |
| Un nuovo esecutore della pulizia | il campo di compatibilità compare quando si sposta su un’altra camera; se l’esecutore precedente non è idoneo per la nuova camera, è obbligatorio scegliere un nuovo dipendente attivo |
| Il riferimento esterno | è stata registrata la prenotazione sbagliata oppure va rimosso |
Ogni campo può essere lasciato invariato: le opzioni «Non cambiare camera», «Non cambiare esecutore», «Non modificare» per il riferimento. Una semplice assegnazione va corretta con la normale azione dell’attività «Assegna», senza correggere il ciclo. Scegliere almeno una correzione dei dati del ciclo, altrimenti il sistema segnalerà che non c’è nulla da correggere.
Il motivo è obbligatorio. Scriverlo in modo che tra un mese sia comprensibile: non «errore», ma «il check-out è stato registrato sulla 305 invece che sulla 304».
Correggere un check-out errato
È un’azione separata e più delicata: «Correggi un check-out indicato per errore». Rende invalido l’intero ciclo.
Due motivi:
- Il check-out è stato registrato per errore — l’ospite in realtà non è partito;
- È un duplicato di un altro ciclo — il check-out è stato confermato due volte; in questo caso occorre indicare il ciclo corretto, ed è quest’ultimo a determinare lo stato di preparazione.
- Aprire la pulizia principale del ciclo tramite il check-out confermato nel Calendario o l’elenco delle attività della camera.
- Premere «Correggi i dati del check-out».
- Selezionare «Correggi un check-out indicato per errore».
- Scegliere il motivo.
- Per un duplicato, scegliere il ciclo corretto dall’elenco.
- Descrivere perché la correzione è necessaria.
- Confermare.
La correzione stessa resta un record nella cronologia. Se in seguito risulta che il ciclo è stato dichiarato invalido per errore, usare l’azione separata «Ripristina ciclo». Non cancella il record precedente.
Al ripristino, descrivere il risultato di pulizia richiesto e indicare il motivo. Il sistema renderà di nuovo canonico il ciclo con un’unica azione e aprirà la sua pulizia principale senza esecutore né orario esatto. La pulizia comparirà tra le «Importanti» in fase di distribuzione; poi, con un’azione separata, scegliere un dipendente delle pulizie attivo e un orario esatto disponibile.
Il ripristino è disponibile solo per un ciclo invalido con la pulizia principale annullata, se dopo di esso non è comparso un ciclo più recente, se la camera non ha un altro ciclo attivo e se nel ciclo stesso non c’è un’altra pulizia canonica. Per questo, prima dell’azione, controllare i check-out della giornata e la cronologia delle attività della camera.
Cosa non fa la correzione
- Non elimina i record precedenti. Sia l’errore sia la sua correzione restano visibili.
- Non rimuove il blocco della camera di per sé. Se la camera è bloccata da un guasto, il ciclo non c’entra: il blocco si rimuove con l’accettazione o la riclassificazione di quel lavoro.
- Non annulla come fatto la pulizia già eseguita. Resta nella cronologia con il suo esecutore e il suo risultato.
Se la correzione non è disponibile
Le azioni disponibili dipendono sia dal ruolo sia dallo stato del ciclo. Solo un amministratore attivo o il proprietario dell’organizzazione può correggere un ciclo. Premere «Correggi i dati del check-out» per vedere le opzioni consentite per quel ciclo. Il ripristino compare solo per un ciclo invalido, quando non viola i limiti indicati sopra.
Se manca il pulsante desiderato, controllare:
- il proprio ruolo non dà il diritto di correggere i cicli;
- il ciclo è già valido o concluso, quindi non serve ripristinarlo;
- dopo di esso è comparso un altro ciclo, oppure la camera ha già un ciclo attivo;
- nel ciclo c’è già un’altra pulizia canonica.
Non provare ad aggirare il limite creando nuove attività o un secondo check-out. Rivolgersi al proprietario.
Ordine per analizzare una situazione controversa
- Aprire il Calendario alla data desiderata nella vista «Giorno» e trovare il record.
- Verificare chi e quando ha confermato il check-out.
- Aprire la scheda della camera e la sua cronologia — lì ci sono tutti gli eventi delle attività di quella camera.
- Solo dopo, decidere cosa correggere.
Avanti: Personale e ruoli.