Vorbereitungszyklus und Fehlerkorrektur
Was der Vorbereitungszyklus eines Zimmers ist, wo Sie Abreisen nach Tag einsehen und wie Sie eine irrtümlich bestätigte Abreise korrigieren.
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Diese Seite behandelt den heikelsten Teil der Arbeit eines Administrators. Hier wird korrigiert, was bereits erfasst wurde.
Was der Vorbereitungszyklus ist
Jede bestätigte Abreise eröffnet einen Vorbereitungszyklus des Zimmers. Der Zyklus schließt ab, wenn der Administrator seine kanonische Abreisereinigung abnimmt. Andere ungelöste blockierende Arbeiten können das Zimmer auch nach Abschluss des Zyklus blockiert lassen.
Der Zyklus umfasst:
- Datum und tatsächliche Uhrzeit der Abreise;
- die Hauptreinigung — diejenige, nach der sich die Bereitschaft richtet;
- einen Status;
- gelegentlich einen externen Verweis — zum Beispiel eine Buchungsnummer aus einem anderen System.
Die Zimmerbereitschaft wird aus dem letzten Zyklus abgeleitet. Genau deshalb lässt sie sich nicht von Hand umschalten — siehe Zimmer und Bereitschaft.
Im Bereich „Zimmer“ bleibt ein aktiver Zyklus mit zugewiesener Hauptreinigung, die noch nicht abgegeben wurde, im Status „Wartet auf Reinigung“:
Belegt
Wie Sie die gesuchte Abreise finden
Öffnen Sie „Kalender“, wechseln Sie zur Ansicht „Tag“ und wählen Sie das Datum. Dort sind Anreisen, Abreisen, Reinigungen und sonstige Arbeiten dieses Tages zusammengefasst.
In der Zeile einer bestätigten Abreise sehen Sie:
- die tatsächliche Abreise — wann der Gast das Zimmer freigemacht hat;
- wer ihn bestätigt hat;
- einen Vermerk, falls der Eintrag bereits als fehlerhaft oder doppelt korrigiert wurde.
Klicken Sie auf die Zeile: Es öffnet sich die Hauptreinigung. Ist für den Zyklus eine Korrektur verfügbar, liegt sie im Aufklappmenü „Mehr“ neben den Kartenaktionen — der Punkt „Abreisedaten korrigieren“. Der Eintrag wird nicht rückwirkend bearbeitet: Die Korrektur wird ein eigenes Ereignis im Verlauf von Aufgabe und Zimmer.
Korrektur der Zyklusdaten
Öffnen Sie im Kalender die bestätigte Abreise: Das System wechselt zur Hauptreinigung dieses Zyklus. Öffnen Sie das Aufklappmenü „Mehr“ und klicken Sie auf „Abreisedaten korrigieren“, wählen Sie dann „Daten korrigieren“. Denselben Weg erreichen Sie auch über die Zimmerkarte: Öffnen Sie die Hauptreinigung in der Liste der letzten Aufgaben.
Korrigierbar sind:
| Was | Wann es nützlich ist |
|---|---|
| Richtiges Zimmer | die Abreise wurde im falschen Zimmer erfasst |
| Richtige Abreisezeit | es wurde die falsche Uhrzeit angegeben |
| Neuer Bearbeiter der Reinigung | das Kompatibilitätsfeld erscheint bei der Übertragung in ein anderes Zimmer; passt der bisherige Bearbeiter nicht zum neuen Zimmer, muss zwingend ein neuer aktiver Mitarbeiter gewählt werden |
| Externer Verweis | es wurde die falsche Buchung erfasst, oder sie muss entfernt werden |
Jedes Feld lässt sich unverändert lassen: Es gibt die Optionen „Zimmer nicht ändern“, „Bearbeiter nicht ändern“, „Nicht ändern“ beim Verweis. Nur die Zuweisung ändern Sie über die gewöhnliche Aufgabenaktion „Zuweisen“, ohne Zykluskorrektur. Wählen Sie mindestens eine Korrektur der Zyklusdaten aus, sonst meldet das System, dass es nichts zu korrigieren gibt.
Der Grund ist Pflicht. Schreiben Sie so, dass es auch in einem Monat verständlich ist: nicht „Fehler“, sondern „Abreise in 305 statt 304 erfasst“.
Korrektur einer irrtümlichen Abreise
Das ist eine eigene, folgenreichere Aktion: „Irrtümlich angegebene Abreise korrigieren“. Sie erklärt den gesamten Zyklus für ungültig.
Zwei Gründe:
- Die Abreise wurde irrtümlich erfasst — der Gast ist tatsächlich nicht abgereist;
- Das ist ein Duplikat eines anderen Zyklus — die Abreise wurde zweimal bestätigt; dann muss der richtige Zyklus angegeben werden, und ab dann bestimmt dieser die Bereitschaft.
- Öffnen Sie die Hauptreinigung des Zyklus über die bestätigte Abreise im Kalender oder über die Aufgabenliste des Zimmers.
- Klicken Sie auf „Abreisedaten korrigieren“.
- Wählen Sie „Irrtümlich angegebene Abreise korrigieren“.
- Wählen Sie den Grund.
- Bei einem Duplikat wählen Sie den richtigen Zyklus aus der Liste.
- Beschreiben Sie, warum die Korrektur nötig ist.
- Bestätigen Sie.
Die Korrektur selbst bleibt als Eintrag im Verlauf erhalten. Stellt sich später heraus, dass der Zyklus irrtümlich für ungültig erklärt wurde, verwenden Sie die eigene Aktion „Zyklus wiederherstellen“. Sie löscht den bisherigen Eintrag nicht.
Beschreiben Sie bei der Wiederherstellung das gewünschte Reinigungsergebnis und geben Sie den Grund an. Das System macht den Zyklus mit einer Aktion wieder kanonisch und öffnet seine Hauptreinigung ohne Bearbeiter und ohne genaue Stunde. Die Reinigung erscheint unter „Wichtig“ zur Verteilung; wählen Sie danach in einer eigenen Aktion eine aktive Reinigungskraft und eine zulässige genaue Stunde.
Die Wiederherstellung steht nur für einen ungültigen Zyklus mit stornierter Hauptreinigung zur Verfügung, sofern danach kein späterer Zyklus entstanden ist, das Zimmer keinen anderen laufenden Zyklus hat und der Zyklus selbst keine andere kanonische Reinigung enthält. Prüfen Sie deshalb vor der Aktion die Auszüge des Tages und den Aufgabenverlauf des Zimmers.
Was die Korrektur nicht tut
- Sie löscht frühere Einträge nicht. Sowohl der Fehler als auch seine Korrektur bleiben sichtbar.
- Sie hebt eine Blockierung des Zimmers nicht von selbst auf. Ist das Zimmer wegen eines Defekts blockiert, hat der Zyklus damit nichts zu tun — die Blockierung wird durch die Abnahme oder Umklassifizierung dieser Arbeit aufgehoben.
- Sie hebt eine bereits ausgeführte Reinigung als Tatsache nicht auf. Sie bleibt mit Bearbeiter und Ergebnis im Verlauf erhalten.
Wenn die Korrektur nicht verfügbar ist
Die verfügbaren Aktionen hängen sowohl von der Rolle als auch vom Zustand des Zyklus ab. Einen Zyklus korrigieren kann nur ein aktiver Administrator oder der Eigentümer der Organisation. Klicken Sie auf „Abreisedaten korrigieren“, um die für diesen Zyklus zulässigen Varianten zu sehen. Die Wiederherstellung erscheint nur bei einem ungültigen Zyklus, wenn sie die unten genannten Einschränkungen nicht verletzt.
Fehlt die gewünschte Schaltfläche, prüfen Sie:
- Ihre Rolle berechtigt nicht zum Korrigieren von Zyklen;
- der Zyklus ist bereits laufend oder abgeschlossen, eine Wiederherstellung ist daher nicht nötig;
- nach ihm ist ein anderer Zyklus entstanden, oder das Zimmer hat bereits einen laufenden Zyklus;
- der Zyklus enthält bereits eine andere kanonische Reinigung.
Versuchen Sie nicht, die Einschränkung durch neue Aufgaben oder eine zweite Abreise zu umgehen. Wenden Sie sich an den Eigentümer.
Ablauf zur Klärung einer strittigen Situation
- Öffnen Sie den Kalender am gewünschten Datum in der Ansicht „Tag“ und finden Sie den Eintrag.
- Sehen Sie nach, wer die Abreise wann bestätigt hat.
- Öffnen Sie die Zimmerkarte und ihre Chronologie — dort stehen alle Aufgabenereignisse dieses Zimmers.
- Entscheiden Sie erst danach, was zu korrigieren ist.
Weiter: Mitarbeiter und Rollen.