Aktivitätsprotokoll

Der Bereich „Protokoll“ zeigt erfolgreiche Änderungen, die in ATQAR in den letzten 90 Tagen vorgenommen wurden. Er ist nützlich, wenn Sie sich erinnern, etwas eingetragen oder korrigiert zu haben, aber Objekt, Zimmer oder Datum nicht mehr wissen.

Heute · 3. August

1. 14:05

   Ergebnis zur Prüfung übermittelt

   Abreisereinigung · Demo-Gästehaus Alatau · 204

   Status: In ArbeitIn Prüfung

   Mitarbeiter: DDemo-Reinigungskraft
2. 13:35

   Aufgabe erstellt

   Abreisereinigung · Demo-Gästehaus Alatau · 204

   Mitarbeiter: DDemo-Administrator

Was aufgezeichnet wird

Eine Zeile entspricht einer abgeschlossenen Aktion, zum Beispiel:

• eine Aufgabe wurde angelegt oder geändert;
• ein Kommentar oder eine Datei wurde zu einer Aufgabe hinzugefügt;
• ein Aufenthalt wurde hinzugefügt, korrigiert oder storniert, ein Check-in wurde erfasst, korrigiert oder aufgehoben;
• ein Gast wurde angelegt oder geändert, ein Vermerk der Sperrliste wurde hinzugefügt oder entfernt;
• eine Abreise wurde bestätigt;
• ein Objekt, ein Zimmer oder ein Mitarbeiter wurde geändert.

Nicht ins Protokoll gelangen Seitenaufrufe, Klicks, Ansichten, Markierungen über gelesene Benachrichtigungen, Fehler, An- und Abmeldung, das Ändern des eigenen Passworts oder der Sprache sowie das Einrichten von Telegram und von Anmeldeschlüsseln.

Kommentartext, Aufgabenbeschreibung, Grund, Passwort, Login, Dateiname und Dateilink werden nicht ins Protokoll übernommen. Die Zeile zeigt nur unbedenkliche Tatsachen: Status, geänderte Felder, Daten und den zugehörigen Eintrag.

Wie Sie eine Änderung finden

1. Öffnen Sie „Protokoll“.
2. Wählen Sie bei Bedarf Kategorie und Objekt.
3. Suchen Sie Tag und Uhrzeit der Aktion.
4. Klicken Sie auf die Zeile, um Aufgabe, Aufenthalt, Gast, Zimmer oder Mitarbeiter zu öffnen.

Bei der Korrektur eines Aufenthalts zeigt das Protokoll den Zeitraum vor und nach der Änderung. Der Link öffnet den Kalender am gewünschten Datum und öffnet sofort den Editor dieses Aufenthalts.

Die Korrektur der tatsächlichen Anreisezeit bleibt eine eigene Aktion. Im Zimmerverlauf sind die frühere und die neue Zeit sichtbar; der Aufenthalt kehrt dabei nicht in den Status „Geplant“ zurück.

Die Markierung „Über Telegram“ bedeutet, dass die Geschäftsaktion aus Telegram heraus ausgeführt wurde. Die Verbindung mit Telegram selbst wird nicht ins Protokoll aufgenommen.

Der Name des Mitarbeiters in der Zeile öffnet einen Hinweis: Bewegen Sie den Mauszeiger darüber, tippen Sie ihn auf dem Telefon an oder erreichen Sie ihn mit der Tab-Taste — daneben erscheinen dienstliche Telefonnummer und Rolle. Die Telefonnummer ist die aktuelle; unter der alten Nummer ist die Person nicht mehr erreichbar. Die Rolle trägt die Bezeichnung „Rolle zu diesem Zeitpunkt“: Sie ist so gespeichert, wie sie im Moment der Aktion galt. Ließ sich die damalige Rolle nicht ermitteln, wird die Zeile zur Rolle gar nicht angezeigt.

Aktionen im Gästeverzeichnis stehen im Protokoll dem Administrator und dem Eigentümer zur Verfügung. Die Zeile verwendet den aktuellen Namen des Gastes, kopiert aber weder Telefonnummer noch Notiz noch den Grund der Sperrliste. Der Übergang öffnet den aktuellen Eintrag nur bei vorhandener Berechtigung für das Verzeichnis.

„Alle verfügbaren“ und „Meine“

• Reinigungskraft und Techniker sehen nur ihre eigenen Aktionen.
• Der Eigentümer sieht die verfügbaren Aktionen aller Mitarbeiter der Organisation.
• Der Administrator sieht seine eigenen Aktionen sowie die Aktionen von Reinigungskräften und Technikern über alle Objekte der Organisation hinweg. Aktionen des Eigentümers und anderer Administratoren werden ihm nicht angezeigt.

Für Eigentümer und Administrator öffnet sich das Protokoll im Modus „Alle verfügbaren“. Wechseln Sie zu „Meine“, wenn Sie nur Ihren eigenen Verlauf benötigen.

Erlaubt die aktuelle Rolle oder der Bezug zum Eintrag das Lesen nicht mehr, zeigt das Protokoll diese Zeile nicht an. Ein gespeicherter alter Name umgeht die aktuelle Prüfung nicht.

Warum nur 90 Tage sichtbar sind

Das Protokoll ist eine kurze Gedächtnisstütze für die tägliche Arbeit und wird automatisch nach 90 Tagen bereinigt. Das löscht weder den Verlauf einer Aufgabe oder eines Aufenthalts noch ändert es die Aufbewahrungsfristen des Sicherheitsprotokolls.

Aktivitätsprotokoll, Aufgabenverlauf und Sicherheitsprotokoll lösen unterschiedliche Aufgaben:

• das Aktivitätsprotokoll hilft dem Mitarbeiter, sich an seine letzten Änderungen zu erinnern;
• der Aufgabenverlauf erklärt den Lebenszyklus einer einzelnen Aufgabe;
• das Sicherheitsprotokoll dient der Zugriffskontrolle und der Untersuchung administrativer Ereignisse.

Weiter: Aufgaben oder Aufmerksamkeit und externe Signale.