Contrôle de la chambre après le ménage : qui vérifie et ce qui se passe lors d'un retour

Cette page s’adresse aux administrateurs et aux propriétaires. Tout employé à qui l’on a assigné un ménage ou une réparation n’a besoin de savoir qu’une chose : après avoir soumis le résultat, il faut attendre un contrôle indépendant.

Ce qui est contrôlé, c’est le travail d’un agent d’entretien — une femme de ménage, en langage courant — et d’un technicien.

Qui accepte

Le résultat d’un ménage ou d’une réparation est accepté par un administrateur ou un propriétaire qui n’a pas lui-même réalisé ce travail. Personne ne peut accepter son propre travail — avec une exception étroite : lorsqu’aucun autre contrôleur éligible n’existe dans l’organisation au moment de l’acceptation (par exemple, il n’y a qu’un seul administrateur), le système permet à l’exécutant d’accepter son propre résultat et enregistre cette exception dans l’historique comme un fait immuable. Partout où un autre contrôleur éligible existe, la règle s’applique sans dérogation.

La personne qui réalise une inspection, un réapprovisionnement ou un autre travail le clôt elle-même — ces tâches n’ont pas de contrôle séparé. Cependant, si un tel travail bloque l’état de préparation d’une chambre, son résultat parvient tout de même à un administrateur, sauf lorsque le travail a été réalisé par un administrateur ou un propriétaire. Dans ce cas, l’historique contient déjà qui a fait quoi, et une seconde personne n’est pas nécessaire.

Où votre décision est attendue

Ouvrez « Importantes » dans les tâches. On y trouve tout ce qui attend un administrateur : les travaux soumis, les signalements de problèmes, les travaux non assignés. Dans cette même liste restent visibles les tâches en retard et celles dont l’échéance est à moins de deux heures.

Un tel travail est visible de tous les propriétaires et administrateurs actifs de l’organisation, dans une même liste commune. Un signalement de problème ou un travail non assigné peut être pris en charge à l’avance. Tant que l’instruction administrative vous est réservée, un autre administrateur ne peut pas terminer cette même instruction.

Un futur ménage automatique non assigné, à l’état « Planifiée », est visible dans les plans et ne déclenche pas d’alerte. S’il s’est déjà activé sans être assigné, le système crée un signal administratif persistant et le notifie une fois. Ensuite, c’est la liste elle-même qui garde la situation visible : tant que le travail n’est pas assigné ou que l’instruction n’est pas prise en charge, l’élément reste.

Si la décision vous est réservée mais que vous ne pouvez pas continuer, utilisez « Libérer » et indiquez le motif.

Pour une instruction potentiellement bloquante, un délai de 15 minutes s’applique avant la première décision. Passé ce délai, la carte devient en retard et attire de nouveau l’attention des administrateurs, mais la prise en charge d’autrui n’est ni retirée ni transférée automatiquement : l’ administrateur qui l’a prise en charge doit la libérer explicitement.

L’acceptation d’un résultat ne devient pas exclusive à cause d’une telle prise en charge. Tout administrateur ou propriétaire éligible qui n’a pas réalisé le travail peut accepter ou retourner le résultat. Si deux personnes décident en même temps, la première décision valide est conservée, et l’écran de la seconde personne demande d’actualiser les données.

Photos, vidéos et inspection sur place

La photo ou la vidéo est facultative quand un employé appuie sur « Terminé ».

• Si un fichier est disponible, contrôlez le résultat à distance et choisissez « Valider » si tout correspond à la tâche.
• S’il n’y a pas de fichier, inspectez le résultat sur place et choisissez « Valider » : l’inspection personnelle est alors enregistrée par l’action elle-même.

Un échec de téléversement n’enferme jamais un travail terminé dans le formulaire : l’employé peut réessayer ou continuer sans fichier. Les fichiers téléversés restent des preuves privées et immuables qui doivent tout de même être examinées. Si tous les fichiers ont été supprimés plus tard selon la procédure de confidentialité autorisée, procédez à une inspection sur place ; la décision reste liée à l’audit de suppression.

L’acceptation et le retour se font dans l’application web. Telegram affiche une alerte sûre et un lien vers cette carte, mais n’ouvre pas les fichiers et n’enregistre pas la décision à votre place.

Accepter un résultat

1. Ouvrez un travail à l’état « En contrôle ».

2. Lisez la tâche, la note facultative de l’employé, et consultez les fichiers disponibles.

3. Contrôlez le résultat à distance à l’aide des fichiers, ou sur place en personne s’il n’y a pas de fichier utilisable.

4. Choisissez l’action d’acceptation correspondante. L’action elle-même enregistre la méthode de contrôle ; il n’y a pas de case séparée.

204MD

Ménage de départ

État

En contrôle

Date

3 août 2026 · aujourd’hui

Assigné

ADAgent d'entretien démo

Séjour

—

3 août 2026, 14:30–15:30

Le résultat a été envoyé. Attendez la décision du contrôleur.

Après acceptation, le travail passe à « Terminée ». L’acceptation du ménage canonique termine son cycle de préparation. S’il ne reste aucun travail bloquant non résolu, la chambre devient prête. S’il en reste, le cycle est tout de même terminé, mais la chambre reste bloquée jusqu’à la résolution de ces travaux.

Retourner le travail

Si le résultat n’est pas acceptable, choisissez l’action tout aussi visible « Renvoyer » et décrivez précisément ce qui doit être corrigé. S’il n’y a pas de fichier utilisable, inspectez d’abord le résultat sur place. L’action de retour enregistre cette inspection sans case séparée.

Soyez précis. « À refaire » ne dit rien à l’employé ; « la serviette de bain n’a pas été changée, il y a de la poussière sur le rebord de fenêtre » lui dit ce qui ne va pas.

Un ménage retourné libère son assigné précédent et son heure exacte. Il apparaît dans « Importantes » comme un travail à réassigner ; un administrateur choisit ensuite un agent d’entretien actif et une heure exacte valide par l’action habituelle de planification. Ensuite, l’employé corrige la remarque et appuie de nouveau sur « Terminé » ; un nouveau départ n’est pas nécessaire.

La soumission initiale n’est pas effacée pour autant : elle, votre retour, et la nouvelle soumission restent tous dans l’historique.

Travail déjà réalisé en dehors du flux habituel

Un administrateur clôt un tel travail avec « Terminé » sur la carte de la tâche. Un seul appui clôt la tâche : l’historique enregistre l’exécutant assigné et l’heure de l’appui, et cet appui constitue en lui-même votre confirmation d’avoir inspecté personnellement le résultat.

Les champs « qui a réalisé le travail » et « quand » ne s’ouvrent que lorsque l’enregistrement ne peut pas répondre à votre place : personne n’est assigné, ou le ménage ou la réparation a été réalisé par l’administrateur qui confirme, lequel ne peut pas être l’exécutant enregistré pour ces types de travail. Choisissez alors un employé ou un prestataire externe et indiquez l’heure ; elle ne peut pas être future.

Le même bouton « Terminé » figure aussi sur le travail propre d’un employé. C’est un même mot pour deux actions différentes, distinguées par le rôle plutôt que par le libellé : l’employé remet le travail, qui part ensuite soit en contrôle si ce type de travail l’exige, soit se clôt immédiatement.

Instruire un signalement de problème

Quand un employé signale un problème, la tâche vous parvient en attente d’instruction. Appuyez sur « Assigner » et choisissez :

Décision	Quand la choisir
Réparation nécessaire	quelque chose est cassé et doit être réparé
Réapprovisionnement nécessaire	quelque chose manque
Signalement erroné	tout va en réalité bien
C’est un doublon d’une autre tâche	le même problème a déjà été signalé

Dans le formulaire, décidez aussi si le problème bloque l’état de préparation de la chambre et, si le résultat est nécessaire à une heure précise, remplissez le champ « Date » — l’échéance, son jour et son heure ensemble. Il n’y a pas de question séparée sur l’urgence : la mention « Urgente » apparaît automatiquement deux heures avant l’échéance, puis devient « En retard » après celle-ci. Sur l’écran actuel, choisissez un assigné éligible pour la réparation ou le réapprovisionnement. L’échéance peut aussi être modifiée plus tard, en modifiant la planification de la tâche.

Avant l’instruction, un signalement potentiellement bloquant garde la chambre bloquée. C’est un comportement délibérément prudent.

Si vous choisissez « doublon », indiquez la tâche principale. C’est alors elle qui déterminera l’état de préparation.

Assignation

Toute tâche opérationnelle classifiée peut être assignée à n’importe quel employé actif. L’exception concerne les deux types de ménage : le ménage de départ et le ménage planifié. Un tel travail ne peut être détenu que par un agent d’entretien actif dont le service en cours, sur cet établissement, couvre entièrement le créneau exact de 60 minutes. Un administrateur doit d’abord classifier un signalement de problème. Il n’existe pas de liste commune dans laquelle les employés choisiraient eux-mêmes le travail.

Appuyez sur « Assigner » — sur la carte, ou directement sur la ligne « Assigné ». La liste contient tous les employés actifs de l’organisation. Choisissez la personne dont les compétences pratiques conviennent à la tâche : le système ne déduit pas les compétences du rôle.

Historique du travail

Tous les événements déjà enregistrés sont réunis dans un seul bloc chronologique, « Avancement », les plus récents en premier. On y voit côte à côte :

• les résultats de l’employé, la méthode de vérification, l’acceptation et le retour ;
• les assignations, les débuts de travail, les blocages, les commentaires et les corrections.

Une nouvelle soumission après une reprise s’ajoute au même flux, à côté de la précédente, plutôt qu’à sa place. Une courte partie récente se charge en premier ; pour un historique long, appuyez sur « Afficher les entrées précédentes » jusqu’à atteindre l’entrée recherchée.

Si, selon les règles de ce type de travail, le résultat s’est clos immédiatement sans contrôle séparé, le journal l’affiche comme terminé. Une telle soumission n’est pas libellée « En attente de contrôle ».

Les enregistrements ne sont jamais réécrits. Une erreur et sa correction se trouvent côte à côte dans l’historique, ce qui permet de voir plus tard non seulement le résultat, mais aussi comment on y est parvenu.

Une chambre dispose de la même vue complète — l’« Historique de la chambre » sur sa carte réunit les événements de toutes les tâches de cet espace, les plus récents en premier.

Corriger des erreurs

Une erreur se corrige par une action visible, jamais par une suppression. Lorsque plusieurs options existent, les actions rares se trouvent sur la carte sous le titre « Actions sur la tâche » :

• « Annuler » : le travail n’est plus nécessaire, indiquez un motif ;
• « Rouvrir » : le travail a été accepté, mais on découvre ensuite que c’était prématuré ;
• « Modifier » : corrigez l’établissement, la chambre, la description de la tâche, l’assigné, le type de travail ou la date.

Pour un travail accepté, il n’y a plus rien à décider, et il n’y a alors pas de raison de cacher ces deux actions : la carte affiche « Travail validé », et « Rouvrir » ainsi que « Modifier » y figurent comme des boutons ordinaires. Le repli « Plus » reste à sa place — il contient par exemple « Corriger les informations de départ ».

L’annulation et la réouverture exigent un motif. La modification d’une tâche n’en exige pas : l’enregistrement conserve lui-même ce qui était et ce que c’est devenu.

Le formulaire « Modifier la tâche » reprend les champs d’une nouvelle tâche et les remplit avec ce qui est actuellement enregistré. Le texte du champ « Description de la tâche » peut être réécrit tant que le travail n’est pas terminé : la formulation précédente n’est pas effacée, mais passe dans l’historique de la tâche sous l’entrée « Description corrigée », où l’ancien et le nouveau texte apparaissent côte à côte. Le titre court est recalculé à partir de ce texte, afin que le titre et la description ne divergent jamais. Dans le journal d’activité, cette correction s’appelle « Correction du texte de la tâche ». Le champ « Assigné » transmet le travail à une autre personne ; un ménage n’a pas ce champ, car son employé et son heure exacte forment un plan indivisible, modifié par une action à part. Le sélecteur « La chambre est disponible pour une arrivée » répond à la même question que lors de la création de la tâche, et sa réponse peut désormais être corrigée : « Non » retient la chambre, « Oui » la libère. Un motif est obligatoire ici — un blocage levé n’est vu par personne tant que l’on n’essaie pas d’installer quelqu’un dans cette chambre — et il est consigné dans l’historique de la tâche avec l’ancienne et la nouvelle réponse. Les modifications sont enregistrées par le bouton « Enregistrer ».

Le formulaire n’affiche que les champs réellement modifiables dans l’état actuel de la tâche — les autres ne s’affichent pas du tout, et une ligne en haut signale que tout n’est pas visible. Ainsi, un travail déjà commencé ne peut plus être transféré vers un autre établissement, et le type de travail change entre les trois qu’un administrateur classifie manuellement : réparation, réapprovisionnement et ménage planifié — avant le début du travail, ou après son achèvement ou son annulation. La chambre, à l’intérieur du même établissement, peut être corrigée. L’exception concerne le ménage principal d’un cycle de préparation et le ménage du rythme de séjour : ni leur type de travail ni leur établissement et chambre ne changent ici, car c’est le cycle ou le séjour lui-même qui en a la charge. Le type de travail ne change pas non plus pour tout autre ménage lié à un cycle de préparation. Lorsqu’un travail devient un ménage planifié, l’assigné précédent est libéré et le ménage part en répartition administrative : l’assigné et l’heure exacte sont choisis par une action distincte suivante. Une tâche terminée ou annulée ne peut plus être reformulée : elle garde la formulation sur la base de laquelle elle a été réalisée et acceptée ; une tâche identifiée comme doublon doit d’abord voir ce lien retiré. Un assigné ne peut être que transmis à une autre personne, jamais retiré : l’option vide « Non assigné » n’existe que tant que personne ne détient la tâche. L’échéance figure dans le formulaire sous le champ « Date » et reste disponible dans tout état, y compris après l’achèvement : une coquille dans un enregistrement reste une coquille. Un ménage n’a pas du tout ce champ — son jour et son heure viennent du plan de ménage, qui se trouve dans le même bloc, sous les champs séparés « Date » et « Heure ». Il n’y a pas de sélecteur d’urgence séparé dans le formulaire : l’urgence est calculée à partir de l’échéance et n’apparaît que dans ses deux dernières heures. Rouvrir un ménage ne demande ni assigné ni créneau exact : il retourne d’abord en répartition administrative, et la planification est une action distincte suivante. Chaque action de ce type reste dans l’historique aux côtés de l’originale, afin que l’on voie plus tard à la fois ce qui s’est passé et comment cela a été corrigé.

Une simple annulation d’un travail bloquant ne rétablit pas l’état de préparation de la chambre. Un blocage se lève par l’acceptation du résultat, l’achèvement direct par un administrateur ou un propriétaire d’un travail éligible à ce flux, une reclassification explicite avec un motif, ou l’identification du travail comme doublon.

Suite : Ménage de départ.